Word DOC | Diposting 11 Jul 2022 | 3 thn lalu
Authentication
digital resources
642x Tipe DOC Ukuran file 0.10 MB Source: setwan.jogjakota.go.id
Nomor SOP
Tanggal
Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal
Pengesahan
Disahkan Oleh Plt. Sekretaris DPRD
Ka. Bagian Administrasi Keuangan
SEKRETARIAT DPRD Prima Hastawan, S.Sos, MM.
KOTA YOGYAKARTA NIP 19710213 199703 1 005
Nama SOP Fasiltasi Penerimaan tamu DPRD.
Dasar Hukum Kualifikasi Pelaksanaan
1. Peraturan Walikota Yogyakarta Nomor 67 Tahun 2016 tentang Fungsi, 1. S1;
Rincian Tugas dan Tata Kerja Sekretariat DPRD Kota Yogyakarta. 2. SMA/SMK.
Keterkaitan : Peralatan/ Perlengkapan :
1. SOP Penanganan Surat-surat di lingkungan Sekretariat DPRD Kota 1. Buku Penerimaan tamu;
Yogyakarta. 2. Buku Agenda kegiatan;
3. Telephone;
4. Peralatan dokumentasi.
Peringatan : Pencatatan dan Pendataan :
1. Ketidakpastian jadwal/waktu dapat menyebabkan penerimaan tamu
tidak berjalan lancar.
.
Proses/tahapan pelaksanaan Pelaksana Mutu Baku
kegiatan Kabag Kabag
No Staf Kasubbag Perundang Umum Sekwan Pimp. Persyaratan Waktu Output Keterangan
-undangan DPRD
& Humas
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
1 DPRD menerima surat - buku agenda 10 menit Surat permo-
permohonan kunjungan dari - lembar disposisi honan yang
pihak lain, kemudian di sudah diberi
agendakan pada surat keluar lembar disposisi
dan masuk kepada Pimpinan diajukan kepada
DPRD Pimp. DPRD
2 Pimpinan DPRD menerima - buku agenda 2 hari Disposisi/arahan
surat permohonan dan - lembardisposisi Pimpinan
memberikan disposisi/arahan Dewan
kepada Sekretaris DPRD
3 Sekretaris DPRD memberikan - buku agenda 15 menit Disposisi/arahan
disposisi kepada Kepala - lembar disposisi Sekwan
Bagian untuk menindaklanjuti
sesuai arahan Pimpinan
DPRD
4 Kepala Bagian menugaskan - lembar disposisi 15 menit Konsep/rencana
Kepala Sub Bagian untuk - telephone jadwal waktu
mengkoordinasikan lebih dan narasumber
lanjut baik di internal dan (yg menerima).
eksternal DPRD maupun
dengan pihak-pihak yang
mengajukan permohonan
(konfirmasi).
5 Kepala Sub Bagian - lembar disposisi 1 hari Rencana jadwal/
melakukan koodinasi dengan - telephone waktu dan
pihak-pihak yang terkait - surat. penerima.
(Pimpinan DPRD/Alat-alat
Kelengkapan DPRD).
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Tdk
6 Jika tidak dapat diterima maka disetujui, - telephone 1 hari Surat jawaban
ditindak lanjuti dengan surat dijawab - komputer (diterima atau
lewat Surat.
jawaban penolakan dan jika - surat ditolak)
disepakati/diterima maka
ditindaklanjuti dengan surat disetujui
jawaban dan jadwal waktu
penerimaan. Khusus untuk
tamu DPRD yang memiliki
sifat mendadak dan secara
administrasi surat dan hadir,
dapat diterima apabila ada
disposisi/rekomendasi dari
Pimpinan DPRD dan atau
Anggota DPRD
7 Kepala Sub Bagian beserta staff - Buku; 1 hari Jika diterima,
menyiapkan dan melaksanakan - komputer ditindak lanjuti
penerimaan tamu seperti - surat dengan
menyiapkan ruang pertemuan, - ruang rapat penyiapan
cindera mata, makan minum - SPPD rencana kegiatan
tamu, protokoler tamu dan (Surat undangan,
Kepala Bagian Umum sarana
menandatangani SPPD tamu prasarana)
serta kelengkapan Administrasi
lainnya
8 Kepala Sub Bagian beserta staff peralatan dok 1 hari Dokumentasi,
melaksanakan dokumentasi, komputer laporan dan
publikasi dan laporan ATK administrasi
penerimaan tamu. kegiatan.
SEKRETARIAT DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH
KOTA YOGYAKARTA
BAGIAN PERUNDANG-UNDANGAN DAN HUBUNGAN MASYARAKAT
SUB BAGIAN HUBUNGAN MASYARAKAT DAN PUBLIKASI
PROSEDUR BAKU PELAKSANAAN KEGIATAN
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)
FASILITASI PENERIMAAN TAMU DPRD
no reviews yet
Please Login to review.
