Word DOCX | Diposting 27 Jun 2022 | 4 thn lalu
Authentication
digital resources
628x Tipe DOCX Ukuran file 0.06 MB
UNIVERSITAS DOKUMEN LEVEL: KODE:
PENDIDIKAN SUB BAGIAN ASET
INDONESIA FASILITAS DAN TIK H40.6/LK/2009
JUDUL: Tanggal dikeluarkan:
LAYANAN SURAT MASUK Maret 2009
AREA: Revisi: Maret 2009
ASET FASILITAS DAN TIK
A. RASIONAL
1. Dalam setiap unit organisasi harus ada
komponen surat yang terdiri atas penerima surat, pengirim surat, pencatat
surat, pengarah surat, dan penata arsip.
2. Penerima surat atau pengirim surat adalah petugas yang menerima surat masuk
atau mengirim surat keluar.
3. Pencatat surat adalah petugas yang mencatat keterangan yang terdapat pada
surat.
4. Pengarah surat adalah pimpinan satuan kerja yang menangani surat menyurat
dan kearsipan atau petugas yang ditunjuk untuk mengarahkan surat sesuai
dengan masalahnya.
5. Pengolah surat adalah petugas yang mengolah atau yang menyelesaikan isi
surat.
6. Penata arsip adalah petugas yang melaksanakan penataan arsip.
B. CAKUPAN
SOP ini meliputi kegiatan:
1. Menerima dan memeriksa surat masuk surat biasa.
2. Menerima, memeriksa, memilah surat, mencatat surat biasa dan
mengagendakan naskah dan dokumen penting sesuai dengan isi, tujuan dan
sifatnya.
3. Membuka dan memeriksa surat dinas dan untuk mengetahui isi surat
sesuai dengan nomor surat, lampiran surat, hal surat, tanggal surat dan alamat
tujuan surat.
4. Mencatat tanggal penerimaan surat untuk memudahkan pencatatan.
235
UNIVERSITAS DOKUMEN LEVEL: KODE:
PENDIDIKAN SUB BAGIAN ASET,
INDONESIA FASILITAS DAN TIK H40.6/LK/2009
JUDUL: Tanggal dikeluarkan:
LAYANAN SURAT MASUK Maret 2009
AREA: Revisi: Maret 2009
ASET, FASILITAS DAN TIK
5. Mencatat identitas surat masuk ke dalam lembar pengantar dan kartu
kendali dan menyerahkan surat kepada pengarah untuk diparaf.
6. Meneruskan surat, naskah dan dokumen kepada pejabat pengolah
sesuai dengan disposisi pimpinan.
7. Merekapitulasi penerimaan surat ma suk sebagai bahan laporan.
C. TUJUAN
Prosedur pengoperasian standar ini dimaksudkan agar memberikan kelancaran
pendistribusian dan pendokumentasian surat yang masuk ke UPI Kampus Sumedang.
D. ACUAN
1.PP No. 19 Tahun 2005 tentang standar nasional pendidikan;
2.Peraturan Pemerintah tentang UPI BHMN;
3.Peraturan Menteri Pendidikan Nasional RI Nomor 42 Tahun 2006 tentang Tata
Persuratan di lingkungan Departemen Pendidikan Nasional;
4.AD/ART UPI BHMN;
5.Renstra UPI 2006-2010.
E. PROSEDUR
Penerima Surat Biasa:
1. Menerima surat masuk dan memeriksa kebenaran alamat.
2. Membubuhkan paraf atau tanda tangan pada buku ekspedisi pengantar surat.
3. Memilah surat antara surat dinas dan surat pribadi.
4. Memilah surat dinas antara yang bersifat rahasia dan tidak bersifat rahasia.
236
UNIVERSITAS DOKUMEN LEVEL: KODE:
PENDIDIKAN SUB BAGIAN ASET
INDONESIA FASILITAS DAN TIK H40.6/LK/2009
JUDUL: Tanggal dikeluarkan:
LAYANAN SURAT MASUK Maret 2009
AREA: Revisi: Maret 2009
ASET FASILITAS DAN TIK
5. Membuka surat yang tidak bersifat rahasia memilih antara surat biasa dan
surat penting, meneliti kelengkapan lampiran jika ada, dan membubuhkan
cap /stempel penerimaan, serta menuliskan tanggal dan nomor urut tiap bulan.
Pencatat Surat Biasa:
1. Menerima semua surat dari penerima surat.
2. Mencatat surat dalam lembar disposisi dan buku agenda surat masuk.
3. Menyampaikan surat beserta lembar disposisi kepada pengarah surat.
Pengarah Surat Biasa:
1. Kasubag Aset Fasilitas dan TIK menerima surat beserta lembar disposisi surat.
2. Meneliti surat apakah sesuai dengan lembar disposisi.
3. Membubuhkan paraf dan tanggal pada lembar disposisi untuk disampaikan
kepada pengolah surat.
4. Menyampaikan surat berserta lembar disposisi kepada petugas pengolah surat.
5. Menerima kembali surat dengan memo diproses atau diarsipkan kepada
pengarah surat.
Penata Arsip:
1. Menerima kartu kendali lembar kedua dari pengarah surat dan menyimpannya
di dalam file kartu kendali.
2. Menerima kartu kendali/lembar disposisi bersama surat aslinya dari unit
pengolah surat untuk disimpan kalau sudah inaktif serta menyerahkan kartu
kendali lembar kedua kepada petugas tata usaha pengolah surat.
237
UNIVERSITAS DOKUMEN LEVEL: KODE:
PENDIDIKAN SUB BAGIAN ASET
INDONESIA FASILITAS DAN TIK H40.6/LK/2009
JUDUL: Tanggal dikeluarkan:
LAYANAN SURAT MASUK Maret 2009
AREA: Revisi: Maret 2009
ASET FASILITAS DAN TIK
Pengolah Surat Biasa:
1. Kasubag Aset Fasilitas dan TIK menerima dan meneliti surat dan lembar
disposisi yang diterima dari pengarah surat.
2. Memaraf dan mengarahkan lembar disposisi kepada pimpinan pengolah surat.
3. Menyampaikan surat disertai lembar disposisi kepada pimpinan pengolah
surat.
Pimpinan Pengolah Surat Biasa:
1. Direktur menerima surat dan lembar disposisi dari petugas tata usaha pengolah
surat atau Ka. Sub. Bag. Aset Fasilitas dan TIK.
2. Direktur memberikan disposisi kepada para Sekretaris untuk diproses
selanjutnya.
Pimpinan Pengolah Surat Biasa:
1. Sekretaris menerima surat dan lembar disposisi dari Kasie. pengolah surat.
2. Sekretaris memberikan surat dan lembar disposisi kepada Kasubag/pelaksana
pengolah surat untuk diproses/dilanjutkan atau diarsipkan.
Prosedur hubungan kerja dengan staf administrasi dapat terlihat dihalaman
berikut:
238
no reviews yet
Please Login to review.
