Word DOCX | Diposting 27 Jun 2022 | 4 thn lalu
Authentication
digital resources
661x Tipe DOCX Ukuran file 0.05 MB
UNIVERSITAS DOKUMEN LEVEL: KODE:
PENDIDIKAN SUB BAGIAN ASET
INDONESIA FASILITAS DAN TIK H40.6/LK/2009
JUDUL: Tanggal dikeluarkan:
LAYANAN SURAT KELUAR Maret 2009
AREA: Revisi: Maret 2009
ASET FASILITAS DAN TIK
A. RASIONAL
1. Dalam setiap unit organisasi harus ada komponen surat yang terdiri atas
penerima surat, pengirim surat, pencatat surat, pengarah surat, dan penata
arsip.
2. Penerima surat atau pengirim surat adalah petugas yang menerima surat masuk
atau mengirim surat keluar.
3. Pencatat surat adalah petugas yang mencatat keterangan yang terdapat pada
surat.
4. Pengarah surat adalah pimpinan satuan kerja yang menangani surat menyurat
dan kearsipan atau petugas yang ditunjuk untuk mengarahkan surat sesuai
dengan masalahnya.
5. Pengolah surat adalah petugas yang mengolah atau yang menyelesaikan isi
surat.
6. Penata arsip adalah petugas yang melaksanakan penataan arsip.
B. CAKUPAN
SOP ini meliputi kegiatan:
1. Mengkonsep surat keluar sesuai perintah pimpinan.
2. Pengarsipan surat keluar.
3. Pengiriman surat.
C. TUJUAN
Prosedur pengoperasian standar ini dimaksudkan agar memberikan kelancaran
pendokumentasian dan pendistribusian surat yang keluar dari UPI Kampus
Sumedang.
249
UNIVERSITAS DOKUMEN LEVEL: KODE:
PENDIDIKAN SUB BAGIAN ASET
INDONESIA FASILITAS H40.6/LK/2009
JUDUL: Tanggal dikeluarkan:
LAYANAN SURAT KELUAR Maret 2009
AREA: Revisi: Maret 2009
ASET FASILITAS DAN TIK
D. ACUAN
1.PP No. 19 Tahun 2005 tentang standar nasional pendidikan;
2.Peraturan Pemerintah tentang UPI BHMN;
3.Peraturan Menteri Pendidikan Nasional RI Nomor 42 Tahun 2006 tentang Tata
Persuratan di lingkungan Departemen Pendidikan Nasional;
4.AD/ART UPI BHMN;
5.Renstra UPI 2006-2010.
E. PROSEDUR
Pengolah surat bertugas :
1. Menyusun konsep surat .
2. Menyerahkan konsep kepada pimpinan pengolah surat untuk mendapatkan
persetujuan.
3. Menyerahkan konsep yang telah disetujui kepada peugas tata usaha pengolah
surat.
Petugas tata usaha pengolah surat bertugas :
1. Mengetik surat sesuai dengan konsep tanpa nomor dan tanggal .
2. Meminta tanda tangan pimpinan pengolah surat.
3. Mencatat surat pada lembar pengantar surat rangkap dua.
4. Menyampaikan surat asli dan tembusannya, konsep surat, serta lembar
pengantar kepada pencatat surat.
5. Menerima arsip surat, konsep surat, dan satu lembar pengantar pertama dari
pencatat surat sebagai bukti bahwa surat asli dan tembusan sudah di kirim.
250
Pencatat surat bertugas :
1. Menerima dan meneliti surat beserta kelengkapannya sesuai dengan lembar
pengantar surat rutin.
2. Memaraf lembar pengantar surat rutin.
3. Memberikan nomor surat, cap dinas atau cap jabatan, dan tanggal surat pada
surat asli, tembusan, dan arsip surat.
4. Mengembalikan arsip, konsep surat, dan satu lembar pengantar pertama
kepada petugas tata usaha pengolah surat.
5. Menyinpan lembar pengantar kedua.
6. Menyampaikan surat asli dan tembusannya kepada pengirim surat.
Pengirim surat bertugas :
1. menerima surat dan tembusannya dari pencatat surat.
2. mengirim surat berikut tembusannya pada alamat yang dituju.
Prosedur hubungan kerja dengan staf administrasi dapat terlihat dihalaman berikut
251
UNIVERSITAS DOKUMEN LEVEL: KODE:
PENDIDIKAN SUB BAGIAN ASET FASILITAS DAN TIK
INDONESIA H40.6/LK/2009
JUDUL: Tanggal dikeluarkan:
LAYANAN SURAT KELUAR Maret 2009
AREA: Revisi: Maret 2009
ASET FASILITAS DAN TIK
Prosedur : Pengurusan Surat Keluar
Unit Terkait
Kegiatan Administrasi Kasubag Direktur/ Prodi / Waktu Dok
/TIK AFTIK Sekretaris mhs
Surat Keluar
Pimpinan Kampus;
1. Menyusun konsep surat ;
2. Menyerahkan konsep
kepada Direktur/Sekretaris 30
untuk mendapatkan
persetujuan, dan proses mulai menit
memperbaiki konsep yang
telah disetujui untuk surat
diproses;
Petugas tata usaha pengolah
surat bertugas :
1. Mengetik konsep dan me-
revisi konsep surat setelah
diperbaiki serta meminta
persetujuan pimpinan persetu
fakultas ; juan 20
2. Menyimpan arsip surat, menit
konsep surat, dan satu
lembar pengantar pertama
dari pencatat surat sebagai
bukti bahwa surat asli dan pengeti
tembusan sudah di kirim. kan
Pencatat surat bertugas :
1. Menerima, memberi nomor
surat keluar dan cap
dinas/jabatan, serta lembar
pengantar surat rutin ;
2. Mengembalikan arsip,
konsep surat, dan satu Surat 10
keluar
lembar pengantar pertama menit
kepada petugas pengolah
surat ;
3. Menyampaikan surat asli
dan tembusannya kepada
pengirim surat.
252
no reviews yet
Please Login to review.
