1
              SURAT UNDANGAN  
                               2
              Oleh: Sutisna Riyanto   
                 Surat undangan adalah surat dinas yang dibuat dan disampaikan dengan tujuan 
              meminta orang-orang tertentu untuk hadir di dalam suatu acara yang diselenggarakan 
              oleh sebuah organisasi.   Surat undangan dibuat dan disampaikan berkaitan dengan 
              suatu  acara  atau  kegiatan  yang  akan  diselenggarakan.    Oleh  karena  itu,  surat 
              undangan harus secara jelas menyampaikan mengapa kegiatan itu harus dilakukan, 
              kapan, dimana, acaranya apa, dan mengapa orang-orang tersebut harus hadir. 
                 Beberapa ketentuan yang harus diikuti dalam membuat surat undangan diuraikan 
              berikut ini: 
              (1) Format umum:  Buatlah pokok surat (nomor, lampiran dan perihal), tanggal surat, 
                 alamat surat,  kata  pembuka dan penutup, pengirim surat, dan tembusan surat 
                 sesuai  dengan  ketentuan  seperti  yang  sudah  diuraikan  pada  “Ketentuan  Umum 
                 Pembuatan Surat Dinas” pada uraian terdahulu.   Jangan lupa pada perihal surat 
                 dituliskan secara eksplisit: “Undangan ……………” (sebutkan undangan acara apa) 
                 dan sebutkan berapa banyak lampiran surat (bila ada). 
              (2) Isi  surat  harus  didahului “latar  belakang”,  yaitu  sebuah  uraian  (kalimat  atau 
                 paragraf)  yang  menjelaskan  mengapa  surat  undangan  tersebut  dibuat  dan 
                 disampaikan (kepentingannya).  Gunakan redaksi dan bahasa yang bisa meyakinkan 
                 orang tentang pentingnya diadakan pertemuan/kegiatan tersebut. 
                 Contoh:  
                 Sehubungan  dengan  telah  berakhirnya  semester  ganjil  tahun  akademik 
                 2012/2013,  perlu  segera  dilakukan  evaluasi  terhadap  proses  pembelajaran 
                 dan pemasukan nilai mahasiswa pada setiap mata kuliah. 
              (3) Isi  surat  harus  mengungkapkan  secara  eksplisit  dan  jelas  tentang  tujuan 
                 disampaikannya surat tersebut. 
                 Contoh: 
                 Sehubungan  dengan  keperluan  tersebut  di  atas,  kami  mengundang  seluruh 
                 koordinator mata kuliah untuk hadir pada rapat evaluasi akademik yang akan 
                 diselenggarakan pada: 
              (4) Isi surat harus menyampaikan dengan tegas tentang kapan (hari, tanggal, jam) dan 
                 dimana (lokasi, ruangan) kegiatan tersebut akan dilaksanakan, serta agendanya.  
                 Gunakan  ungkapan  kata  dan  bahasa  yang  tegas,  tidak  memberikan  kesan 
                 “fleksibel”.    Misalnya,  hindari  penggunaan kata “sampai dengan selesai” untuk 
                 waktu (jam). 
                 Contoh: 
                    Hari     :  Selasa 
                    Tanggal :  15 Januari 2013 
                    Jam      :  08.00-12.00 
              1 Materi pembelajaran. Digunakan sebagai petunjuk praktik dalam mata kuliah Komunikasi Organisasi pada Program 
               Studi Komunikasi (KMN) Sekolah Vokasi (SV) IPB
              2 Dosen pada Departemen Sains Komunikasi dan Pengembangan Masyarakat (SKPM), Fakultas Ekologi Manusia 
               (FEMA) dan pada Program Studi Komunikasi SV IPB
                   Tempat :  Ruang CB-B03, Kampus Diploma IPB 
                   Acara  :  1. Penjelasan hasil evaluasi pembelajaran 
                     2. Pemeriksaan pemasukan nilai 
                     3. Lain-lain 
                                                                                   
                             Gambar 1. Contoh Surat Undangan 
                                       Sumber: Direktorat Program Diploma IPB (2008) 
             (5) Isi  surat  juga  perlu  ditutup  dengan  kalimat  atau  paragraf  yang  menekankan 
                kembali  pentingnya  acara/kegiatan  dalam  gaya  penyampaian  yang  persuasif 
                sehingga mendorong orang untuk datang memenuhi undangan tersebut. 
                Contoh: 
                Mengingat  pentingnya  rapat  tersebut,  kami  harapkan  seluruh  coordinator 
                mata  kuliah  dapat  menghadirinya.     Apabila  berhalangan  untuk  hadir, 
                diharapkan dapat menyertakan anggota tim pengajar yang diberi wewenang 
                penuh untuk mengambil keputusan tentang nilai mata kuliah. 
                                                                                             !2
       Pustaka 
       [IPB] 2014. Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan Institut Pertanian Bogor. Bogor: 
          Insttut Pertanian Bogor.