Flow chart Pembuatan surat dinas/undangan
                                                                                                                Pelaksana                                                                    Mutu baku
                                                                                                                                                                Kelengkapan                       Waktu                      output
                     No                            Kegiatan                             Pengadminis-            Caraka         Kepala Subbag                                                                                                         Ket.
                                                                                          trasi umum                                    TU
                       1     Membuat Surat Dinas/Undangan
                                                                                                                                                         Buku catatan, form                      2 Menit            Disposisi /arahan
                             a. Menerima perintah                                                                                                        memo/disposisi
                                 ( melalui lisan/Memo/Disposisi) 
                                                                                                                                                         Komputer, internet,                    30 Menit            Data
                             b. Mencari data pendukung                                                                                                   peraturan
                                                                                                                                                         Komputer,laptop                        30 Menit            Konsep surat 
                             c. Mengetik  Konsep Surat/Undangan                                                                                                                                                     undangan
                                                                                                                                                         Ballpoin                                5 Menit            Koreksi isi surat
                             d. Memeriksa konsep Surat/Undangan
                             e. Memperbaiki                konsep            Surat/                                                                      Komputer                               10 Menit            Surat/undangan
                                 Undangan                                                                                                                                                                           Paraf
                                                                                                                                                                                                 5 Menit
                             f.  Memberi paraf pada Surat/Undangan                                                                                       Ballpoin
                             g. Mengajukan konsep ke pimpinan                                                                                                                                   30 Menit            Konsep surat
                                                                                                                                                         buku ekspedisi surat
                             h. Menerima konsep dari pimpinan                                                                                                                                    5 Menit            Revisi surat
                                                                                                                                                         buku ekspedisi surat
                             i.  Memperbaiki konsep ( bila ada )                                                                                         komputer                               10 Menit            Perbaikan surat
                                                                                                                                                       1
                       2     Meminta Tanda Tangan
                             a. Minta tanda tangan pimpinan                                                                                              buku ekspedisi                         30 Menit            Tanda tangan
                             b. Menggandakan  Surat/Undangan
                                                                                                                                                         mesin fotokopi                         30 Menit            Undangan/surat
                             c. Memberi   Stempel/cap   Dinas   pada
                                 Surat/Undangan                                                                                                          stempel dinas                          30 Menit            Surat/undangan
                       3     Mendistribusikan   Surat   Dinas
                             Undangan
                                                                                                                                                         Komputer, laptop                       45 Menit            Alamat surat
                             a. Mengetik alamat pada amplop
                                                                                                                                                         Bak stempel, stempel                   30 Menit            Amplop berstempel
                             b. Memberi Stempel/cap Dinas   pada                                                                                         dinas
                                 amplop
                                                                                                                                                         Lem, amplop                            30 Menit            Surat
                             c. Memasukan   Surat/Undangan   ke
                                 dalam amplop
                                                                                                                                                         Buku ekspedisi,                        30 Menit            Surat 
                             d. Mencatat Surat/Undangan pada buku                                                                                        ballpoin
                                 ekspedisi surat keluar
                                                                                                                                                         Buku ekspedisi                         60 Menit            Surat
                             e. Mengirim/menyampaikan  
                                 Surat/Undangan kepada yang 
                                 bersangkutan                                                                                                            Buku ekspedisi                          5 Menit            Laporan
                             f.  Menyampaikan   laporan                       telah
                                 melaksanakan tugas
                      4.     Mengarsipkan   Surat                           Dinas/
                             Undangan
                                  a.   Menerima surat dinas/undangan                                                                                     Buku agenda surat                       2 Menit            Surat
                                  b.   Mengarsip                                                                                                         Filing kabinet, lemari                  5 Menit            arsip
                                                                                                                                                       2