Manual Prosedur
                    Peminjaman Arsip
                                       
               Biro Administrasi Umum dan
                      Kepegawaian
                  Universitas Brawijaya
                          Malang
                           2013
                        
                                                 1
                                      Manual Prosedur
                                     Peminjaman Arsip
                           Biro Administrasi Umum dan
                                         Kepegawaian
                                 Universitas Brawijaya
                            Kode Dokumen         : 00006 02007
                            Revisi               : 1
                            Tanggal              : 15 April 2013
                            Diajukan oleh        : Kasubag. TU dan HTL
                                                         
                                                   Drs. Zuchrowardi
                            Dikendalikan oleh    : Kepala Bagian Umum
                                                         
                                                   Drs. Kadri, MM
                            Disetujui oleh       : Top Management 
                                                   Representative
                                                         
                                                   Imam Syafi’i, SE. MM.
                  1.  Tujuan :
                      Tujuan membuat SOP Peminjaman Arsip adalah memastikan adanya pedoman
                      baku peminjaman arsip yang diperlukan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
                  2.  Ruang Lingkup :
                       Ruang lingkupnya meliputi implementasi dari prosedur peminjaman arsip
                  3.  Definisi :
                       Arsip  : Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga
                       negara, badan-badan pemerintahan/swasta, dan perorangan dalam bentuk
                                                                                          2
                                corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka
                                pelaksanaan kegiatan pemerintahan dan kehidupan kebangsaan.
                                (UU No. 7 Tahun 1971 psl 1 dan 2)
                                Peminjaman Arsip  : adalah kegiatan pelayanan pencarian arsip/dokumen
                                yang diperlukan oleh pimpinan atau pihak lain, dan menerima kembali untuk
                                disimpan ditempat penyimpanan semula.
                                4.      Referensi :
                                   UU No. 7 Tahun 1971 tentangKetentuan-KetentuanPokokKearsipan.
                                   Keputusan Menteri Pendidikan Nasional  No. 0623/U/1985  tentang Pola
                                    Klasifikasi Kearsipan.
                                   Peraturan Menteri Pendidikan Nasional RI No. 42  Tahun 2006 tentang Tata
                                    Persuratan di Lingkungan Departemen Pendidikan Nasional.
                               5.       Garis Besar Prosedur :
                                        User   mengajukan   permohonan   peminjaman   arsip     pada   pimpinan
                                         ( khusus untuk masyarakat dari luar Universitas Brawijaya ) sedangkan
                                         bagi internal Universitas Brawijaya adalah membuat memo atau nota
                                         dinas yang ditujukan kepada Kepala Bagian Umum/Kepala Sub Bagian
                                         Tata Usaha.
                                        Kasubbag Tata Usaha memberikan memo persetujuan peminjaman arsip
                                         kepada Kaur Kearsipan.
                                        Kaur/Bagian Kearsipan menerima memo peminjaman dan melakukan
                                         pencarian arsip.
                                        User mengisi blanko peminjaman dan menerima arsip yang dibutuhkan.
                                        Kaur/Bagian   Kearsipan   melakukan   penagihan   arsip   apabila   masa
                                         peminjaman sudah habis.
                                        Kaur/Bagian Kearsipan menerima mencatat pengembalian, menerima 
                                         dan menyimpan arsip ditempat penyimpanan semula
                             6.  Bagan Alir
                                                                                     mulai
                                                                           Membuatpermohonan                  SuratPermohonan
                             - User                                        peminjamanarsipkpdpi               Peminjamanarsip
                                                                              mpinan (1 menit)
                                                                                                              Memo 
                                                                                                              persetujuanpeminj
                                                                                                                                  3
                                                                                                              aman
                                                                                                                      AArrsisipp
                        - Kasubbag Tata Usaha                    Membuat memo
                                                              persetujuanpeminjama
                                                                  narsip( 1 Menit)
                        - Kaur/BagianKearsipan
                                                                 Menerima memo
                                                                danpencarian arsip
                                                                    (10 Menita)
                         - User
                                                                  Mengisi blanko
                                                                 peminjaman dan
                                                                menerima arsip (1
                        - Kaur/BagianKearsipan                        menit)
                                                              Melakukanpenagihanb
                                                               ilamasapinjamsudahh
                        - Kaur/BagianKearsipan                     abis (1 Menit)
                                                              Mencatatpengembalia
                                                                        n,
                                                               menerimadanmenyim
                                                                panarsip (5 Menit)
                                                                      Selesai
                                                                                                           4