Filetype PDF | Diposting 21 Jul 2022 | 3 thn lalu
Authentication
digital resources
383x Tipe PDF Ukuran file 0.04 MB Source: kms.ipb.ac.id
RENCANA PROGRAM, KEGIATAN DAN ANGGARAN PENYELENGGARAAN
DAN PEMBANGUNAN PENDIDIKAN TINGGI (RPKAP3T) IPB TAHUN 2009
Unit Kerja : Perpustakaan IPB
Nomor Kegiatan : 5.15
Nama Kegiatan : Pengadaan Sarana Pusat Arsip Universitas IPB
(ditulis lengkap)
A. Latar Belakang
Institut Pertanian Bogor sebagai salah satu Badan Hukum Milik Negara (BHMN)
berkewajiban mengelola arsip secara sistematis, terpadu dan sesuai dengan standar
kearsipan. Hal ini sesuai dengan Surat Edaran Menteri Pendidikan Nasional RI tentang
arsip universitas dan telah ditindak lanjuti dengan kesepakatan bersama (MoU) antara
Departemen Pendidikan Nasional RI No. 02/VI/KB/2006 dan No. Hk. 02/03/36/2006
tentang penyelenggaraan kearsipan di lingkungan Depdiknas. Kemudian ditindak
lanjuti lagi dengan Surat Hubungan Kerja No. 02/04/2007 tentang pelaksanaan
Kesepakatan Bersama antara Depdiknas dengan ANRI, bahwa Depdiknas bermaksud
untuk menyelenggarakan dan mendayagunakan arsip sebagai tulang punggung
manajemen dan bahan akuntabilitas kinerja secara efisien dan efektif dalam
menyelenggarakan tugas pemerintah di bidang pendidikan.
Oleh karena itu, pengelolaan dokumen kearsipan menjadi penting untuk kelancaran
tugas organisasi yang terkait dengan sejarah, manajemen, serta dapat menjamin
kepastian hukum. Untuk mendukung hal tersebut di atas, dan agar kegiatan dapat
berjalan dengan baik dan sesuai program yang dibuat, tentunya dibutuhkan sarana dan
prasarana yang dapat menunjang segala bentuk kegiatan di bidang Pengelolaan dan
Pengembangan Arsip IPB. Tanpa sarana dan prasarana yang memadai, mustahil
kegiatan yang telah diprogramkan akan berjalan dengan baik dan lancar.
Kegiatan yang direncanakan meliputi Pengadaan sarana untuk Pusat Arsip Universitas
yang berlokasi di Kampus IPB Darmaga Bogor. Kegiatan dilanjutkan dengan Identifikasi
Arsip, Pemilahan arsip sesuai dengan jenisnya, Penataan arsip sesuai standar kearsipan
dan Pelayan arsip kepada stakeholder yang membutuhkan
B. Rasional
Kelengkapan sarana dan prasarana akan sangat menunjang kelancaran sistem pengelolaan
dan pelayanan arsip pada Pusat Arsip Universitas IPB.
C. Tujuan
Tujuan yang ingin dicapai dari kegiatan ini adalah :
1. Terciptanya Pusat Arsip Universitas yang yang mampu mengelola arsip
secara sistematis, terpadu sesuai standar kearsipan
2. Menjadikan arsip sebagai tulang punggung manajemen Perguruan Tinggi dan
bahan akuntabilitas kinerja secara efisien dan efektif dalam menyelenggarakan
tugas pemerintah di bidang pendidikan.
3. Menyediakan Pelayanan informasi yang dapat membantu pelaksanaan kegiatan
Perguruan Tinggi
D. Output
Tersedianya sarana Pusat Arsip Universitas yang memenuhi standar, agar terwujudnya
sistem kearsipan yang baku, untuk digunakan sebagai mekanisme pengelolaan,
pengawasan, pemantauan, penyusutan, dan pelayanan arsip secara terpadu di IPB.
E. Mekanisme dan Rancangan
Langkah-langkah yang dilakukan dalam kegiatan ini meliputi
1. Penataan ruang Arsip Dinamis Inaktif dan Ruang Arsip Statis dan Permanen
2. Penyediaan sarana dan prasarana yang dibutuhkan sesuai dengan standar kearsipan
3. Identifikasi Arsip
4. Pemilahan arsip sesuai dengan jenisnya
5. Penataan arsip sesuai standar kearsipan
6. Pelayan arsip kepada stakeholder yang membutuhkan
F. Sumberdaya yang dibutuhkan
Sub Kegiatan Biaya (dalam ribuan rupiah)
ABCDE Jumlah
Penyediaan Sarana Kearsipan: Harga
2 unit AC 2 PK 6.000 12.000
3 unit Roll O pact, 8 pintu 32.000 96. 000
10 unit rak terbuka 2.000 20.000
3 unit lemari penyimpan peta/gambar (map cabinet) 11.000 33.000
3 unit Komputer, intel core 2 duo 250 GB 7.000 21.000
1 unit scanner flatbed untuk peta 5.000 5.000
1 unit laptop 13.000 13.000
1 unit LCD Projecktor 3000 ANSI Lumens 7.000 7.000
3 unit HP Scanner ADF 4.500 13.500
1 unit external hard disc 700 700
3 unit Termometer + Hygrometer 100 300
2 unit Filing cabinet 2.800 5.600
1 unit printer deskjet color 1.200 1.200
1 unit printer laser 4.000 4.000
100 unit box arsip 10 1.000
100 unit map mica 15 1.500
234.800
Jumlah
Terbilang : #Dua ratus tigapuluh empat juta delapan ratus ribu rupiah #
A: Beasiswa Pengembangan SDM, B: Pengadaan Peralatan, C: Bahan Pustaka. D:
Renovasi/pemeliharaan bangunan. E. Pengembangan Program
G. Jadwal pelaksanaan
Jadwal Pelaksanaan Tahun2009 (bulan ke)
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
l. Penataan ruang Arsip v
2. Penyediaan Sarana kearsipan v v
3. Identifikasi Arsip yang ada di IPB v v
4. Pemilahan arsip hasil identifikasi v v
5. Penataan arsip sesuai standar v v v
6. Pelayanan arsip v v
H. Indikator Kinerja
Indikator Keadaan 2008 Akhir Tahun 2009 Tahun 2010
Target Capaian Target Capaian
Peresmian Bidang April 2008
Pengelolaan diresmikan
Dan Pengembangan Arsip oleh Rektor
Ruang Arsip IPB yang Belum ada Dua ruang khusus 100 persen Berdirinya 75 persen
memenuhi standar lengkap dengan tercapai Pusat Arsip
mebeler standar Universitas
kearsipan
Teridentifikasinya arsip Belum teridentifikasinya 100 persen Terjalinnya 100 persen
yang ada di unit kerja di teridentifikasi arsip di 55 unit teridentifikasi jejaring
lingkungan IPB kerja di IPB informasi
antara Pusat
Arsip dan
unit kerja
Tertatanya arsip yang ada Belum tertata tertatanya arsip di 90 persen arsip Memelihara 90 persen
di unit kerja dan Pusat dengan baik pusat arsip dan 55 tertata dengan jejaring
Arsip IPB, sesuai standar unit kerja di IPB baik sesuai informasi
standar
kearsipan
Terwujudnya pelayanan Belum Arsip dapat 75 persen Arsip dapat 100 persen
arsip kepada stakeholder dilayankan dilayankan secara dilayankan
online secara online
I. Keberlanjutan
Dari segi hukum dan dan pemanfaatan informasi kearsipan oleh pengguna, IPB perlu
menjamin keberlanjutan pengelolaan arsip yang telah dibangun dan diresmikan oleh
rektor ini. Sebagai wujud keberlanjutan, arsip yang sudah dihimpun akan dikemas dalam
format digital. Untuk sementara pemanfaatan informasi dalam bentuk digital masih
dipungut bayaran. Namun dalam jangka panjang dan jika memungkinkan tidak perlu
membayar untuk layanan ini, tetapi langsung sudah ada pembiayaan rutin dari IPB
sehingga pemeliharaan dan pengembangan sistem layanan ini terjamin dan
berkelanjutan.
J. Penanggung Jawab
Kepala Perpustakaan IPB
Lampiran
Jenis baran
g Volume Spesifikasi Teknis
AC 2 PK 2 unit LG S18LG
Roll O pact 3 unit 2175(T)x3300(L)x1000(D)mm
Slotted anggle Rack 4 unit 5 shelves, 2000 (T)x1000 (L)x460 (D)
Lemari gambar horizontal 6 laci/6HPFC/A0 3unit 6 Laci, 660 (T),1340 (L), 1010(D)
Komputer, 3 unit Intel core 2 duo RAM 2 gg HD250 GB
Scanner flatbed untuk peta 1 unit HP Scannjet 8300
Laptop 1 unit Core2duo RAM 2 Giga HDD 250gg
LCD Projector 1 unit 3000 ANSI Lumens
HP Scanner ADF 3 unit HP 5590
External hard disc 1 unit 320 gigabyte
Termometer + Hygrometer 3 unit Standar
Filing cabinet 2 unit 1300(T)x465(L)x620(D)
Printer deskjet color 1 unit Deskjet D4260
Printer laser 1 unit HP Laserjet 1600
Box arsip 100 unit 370mmx190mmx270mm
Map mica 100 unit 350mmx40mmx40mm
no reviews yet
Please Login to review.
