Panduan Implementasi
                         Humanitarian Emergency Affairs
                         I.    Latar Belakang
                         Sejalan dengan komitemen global dari World Humanitarian Summit 2016, Organisasi Kemanusiaan
                         Internasional telah didorong untuk bekerja dengan mitra lokal dalam rangka keefektifan pengelolaan
                         sumberdaya serta mencapai hasil yang keberlanjutan. Oleh karena itu  Wahana Visi Indonesia perlu
                         bermitra dengan organisasi lokal dalam konteks emergency dan fragile serta menjaga kepercayaan
                         yang diperoleh dari para donatur dengan komitmen kepengurusan, akuntabilitas dan transparansi. 
                         Panduan ini disusun sebagai dasar bagi Area Programme, Kantor Zonal dan Kantor nasional untuk
                         mendukung aksi-aksi kemanusiaan serta membangun upaya-upaya kesiapsiagaan bencana dan
                         mitigasi bersama dengan organisasi lokal 
                         II.    Ruang Lingkup :  
                               1.    Petunjuk pelaksanaan Humanitarian Emergency Affairs ini berlaku untuk Wahana Visi
                                     Indonesia dan mitra dalam mendukung pelaksanaan Operating Model  
                               2.    Panduan ini akan diimplementasikan dalam program-program Pengelolaan Risiko Bencana
                                     baik pada saat tanggap bencana maupun kesiapsiagaan dan mitigasi bencana sejalan dengan
                                     Disaster Management Standard Wahana Visi Indonesia tahun 2016.  
                               3.    Panduan ini diimplementasikan dalam program-program Pengelolaan Risiko Bencana yang
                                     menggunakan sumber-sumber pendanaan  sponsorship, PNSs, pemerintah, grant dll  
                               4.    Panduan ini hanya berlaku untuk kemitraan dengan  CSO tidak untuk kemitraan dengan
                                     pemerintah, donor maupun perusahaan.
                         III.  Prinsip
                               1.    Lembaga yang akan menjadi mitra untuk HEA bisa memenuhi kriteria sebagai berikut:
                                     a.    Merupakan Mitra dari AP untuk operating Model
                                     b.    Merupakan Mitra yang baru dibentuk saat Emergency Response dengan kriteria yang
                                           mengacu terhadap poin IV.2.b. di bawah ini
                                     c.    Merupakan anggota Humanitarian Forum Indonesia dan Emergency Capacity Building
                                           Network
                               2.    Dalam melakukan kemitraan untuk konteks HEA. maka perlu dilakukan penilaian kapasitas
                                     untuk mengidentifikasi kapasitas organisasi serta teknis pengelolaan risiko bencana dari
                                     mitra.
                               3.    Perjanjian   kerjasama   mengedepankan   semangat   akuntabilitas,   menghargai   hak   dan
                                     kewajiban   masing-masing   pihak,   mengoptimalkan   kualitas   pekerjaan   dan   mendorong
                                     terbangunnya kemitraan dengan berbagai pihak yang peduli dengan isu kesejahteraan anak 
                               4.    Start up Workshop bersama dengan Mitra yang difasilitasi oleh Tim Emergency Response
                                     Wahana Visi perlu dilaksanakan untuk membangun kesepahaman mengenai desain proyek,
                                     standard kualitas dan hasil serta pembagian tugas dan tanggung jawab serta mobilisasi
                                     sumberdaya untuk mencapai kesejahteraan anak. 
                               5.    Dalam pelaksanaan Pengelolaan Risiko Bencana oleh mitra, maka WVI akan memberikan
                                     penguatan kapasitas mitra dalam melakukan pelayanan sesuai dengan kebutuhan sejalan
                                     dengan prinsip-prinsip kemanusiaan dan standard kemanusiaan inti
                      6.  Implementasi proyek yang dilaksanakan oleh Mitra akan dimonitor secara regular oleh Mitra
                          itu sendiri bersama dengan Tim Emergency Response yang sudah ditunjuk melalui proses
                          DDG (Disaster Declaration Group)
                  IV. Proses Persiapan Membangun Kemitraan untuk Humanitarian Emergency Response
                  Kemitraan untuk Humanitarian Emergency Response bisa dibangun sebelum bencana terjadi dan
                  setelah bencana terjadi:
                  1.  Mitra dari AP untuk operating Model
                  Ketika bencana yang terjadi di wilayah Area Programme, Wahana Visi Indonesia memprioritaskan
                  kerjasama dengan Mitra dari AP untuk Operating Model untuk melaksanakan upaya-upaya tanggap
                  bencana dan pemulihan bencana. Sedangkan kegiatan-kegiatan kesiapsiagaan dan mitigasi bencana
                  dilakukan sejalan dengan pelaksanaan TP-CESP di Area Programme.
                  Dasar Pelaksanaann 
                      a.  Panduan Implementasi Kemitraan untuk Area Programme
                      b.  Hasil Due Diligence bagi mitra yang sudah dilaksanakan oleh AP untuk operating Model
                      c.  Hasil Capacity Assessment bagi mitra yang sudah dilaksanakan oleh AP untuk Operating
                          Model
                      d.  Memorandum of Understanding yang sudah disepakati antara WVI dengan Mitra untuk
                          Operating Model
                  Perjanjian Kerjasama
                  Memorandum of Agreement perlu disusun antara WVI dengan mitra untuk menghargai hak dan
                  kewajiban masing-masing pihak dalam melaksanakan inisiatif Pengelolaan Risiko Bencana
                  Berikut adalah template standard MoA:
                       Template Standard 
                      MOA (dgn Mitra Subgrantee + Staffing).doc
                  2.  Mitra yang baru dibentuk saat Emergency Response
                  Ketika bencana yang terjadi di luar wilayah Area Programme, Wahana Visi Indonesia dapat
                  bekerjasama dengan Mitra Baru untuk melaksanakan upaya-upaya tanggap bencana dan pemulihan
                  bencana. 
                      a.  Dalam melakukan proses pemilihan mitra baru untuk HEA, berikut adalah template untuk 
                          melakukan penilaian: 
                                 Pre-Award 
                           Assessment - bahasa.xlsx
                      b.  Lembaga yang akan menjadi mitra harus memenuhi kriteria sebagai berikut:
                               Telah memiliki rencana atau aktivitas tindakan tanggap bencana yang sedang berjalan di
                                lokasi tanggap bencana, atau telah bekerja di wilayah tanggap bencana minimal 2 tahun
                                melakukan kegiatan pemberdayaan masyarakat.
                               Memiliki staf lapangan dengan latar belakang pendidikan yang sesuai dengan intervensi
                                Design Project atau Response Plan dan berpengalaman sebagai penyuluh lapangan.
                               Lembaga memiliki kapasitas pendukung operasional memadai seperti fasilitas kantor dan
                                perangkat kerja dan lebih disukai telah memiliki badan hukum.
                               Mendapatkan rekomendasi dari pemerintah daerah setempat.
                               Memiliki visi yang sejalan dengan Wahana Visi Indonesia (WVI) dan memahami nilai-nilai
                                organisasi.
                               Bersedia memenuhi kebijakan Perlindungan Anak dan Safeguarding WVI.
                               Bersedia mengadopsi standar kualitas, prosedur dan sistem WVI.
                         c.   Proses Due Diligence untuk mitra bisa diajukan bersamaan pada saat identifikasi mitra
                              local/Capacity Assessment 
                         d.   MoA perlu disusun antara WVI dengan mitra untuk menghargai hak dan kewajiban masing-
                              masing pihak dalam inisiatif pengelolaan risiko bencana
                         e.   Jika kedepannya dipandang dibutuhkan kerjasama strategis antara WVI dengan Mitra, maka
                              MoU dapat disusun terutama untuk upaya-upaya kesiapsiagaan dan mitigasi bencana
                         Berikut adalah template standard MoU:
                         Template Standard 
                              MOU.doc
                    3.   Anggota Humanitarian Forum Indonesia dan Emergency Capacity Building Network
                    Dasar Pelaksanaann 
                         a.   Joint Protokol Emergency Capacity Building pada tahun 2015 yang telah ditandangani oleh 6
                              organisasi kemanusiaan (Care, Oxfam, Save the Children, Mercycorps, IMC dan WVI
                         b.   Akta pendirian Humanitarian Forum Indonesia pada tahun XXX 
                         c.   Protokol Tanggap Darurat Bencana Gabungan Humanitarian Forum Indonesia pada tanggal
                              28 Agustus 2018  
                    Capacity Assessment
                         a.   Capacity Assessment yang telah difasilitasi oleh RedR Indonesia sebagai bagian dari
                              implementasi proyek peningkatan kapasitas bagi anggota Humanitarian Forum Indonesia,
                              dapat digunakan sebagai pengganti Due Diligence berdasarkan WV Partnership Management
                              Policy 1 April 2021 tentang kebijakan bekerja dengan mitra atau Policy on Working with
                              Partners
                         b.   Untuk mitra yang bergabung dalam Emergency Capacity Building network, maka perlu
                              dilakukan capacity assessment dengan mengacu terhadap tools Capacity Assessment yang
                              telah dikembangkan oleh RedR Indonesia
                    Perjanjian Kerjasama
                         a.   MoA perlu disusun antara WVI dengan mitra untuk menghargai hak dan kewajiban masing-
                              masing pihak dalam pengelolaan risiko bencana
                         b.   Jika dipandang dibutuhkan kerjasama strategis antara WVI dengan Mitra, maka MoU dapat
                              disusun terutama untuk upaya-upaya kesiapsiagaan dan mitigasi bencana
                  V.   Peningkatan Kapasitas untuk Mitra
                  Dengan mengacu terhadap hasil capacity assessment, maka Wahana Visi dapat membuat rencana
                  peningkatan kapasitas sebagai berikut :
                      1.  Setelah MoU/MoA ditandatangani oleh WVI dan mitra, Rencana peningkatan kapasitas perlu
                          diidentifikasi dan disepakati oleh kedua belah pihak
                      2.  Inisiatif peningkatan kapasitas dapat dilaksanakan sejalan dengan kegiatan peningkatan
                          kapasitas yang dilaksanakan oleh Kantor Nasional seperti NDMT, dll 
                      3.  Bagi Mitra AP untuk operating model, Inisiatif peningkatan kapasitas dapat dilaksanakan
                          sejalan dengan kegiatan peningkatan kapasitas yang dilaksanakan oleh Area Programme
                          dalam pelaksanaan TP-CESP 
                      4.  Inisiatif peningkatan kapasitas dapat dilaksanakan melalui metode on-the job-spot, coaching
                          dan mentoring pada saat emergency atau pengurangan risiko bencana 
                  Adapun daftar pelatihan/ketrampilan yang dibutuhkan oleh mitra dapat mengacu terhadap daftar
                  berikut ini :
                  Capacity%20Buildin
                  g%20untuk%20Mitra%20Lokal.xlsx
                 VI. Fundraising dengan mitra & Pembuatan Proposal dengan Mitra
                  Wahana Visi terbuka dan mendukung proposal dan pendanaan bersama mengingat bahwa  beberapa
                  donor bilateral mungkin memiliki preferensi untuk proposal bersama dalam konteks Pengelolaan
                  Risiko Bencana.
                  Dalam mencari pendanaan kegiatan pengelolaan risiko bencana, maka Wahana Visi bersama dengan
                  Mitra dapat melakukan kegiatan akuisisi sumberdaya yang berasal dari Lembaga Donor/Sektor
                  Swasta/Pemerintah dll dengan peran sebagai berikut :
                         Wahana Visi sebagai Prime Lead untuk kegiatan akuisisi sumberdaya
                         Wahana Visi Indonesia sebagai Sub Grantee yang mendukung mitra dalam kegiatan akuisisi
                          sumberdaya
                  Wahana Visi dan Mitra  perlu membangun kapasitasnya untuk dapat mengelola proyek yang didanai
                  Lembaga Donor   dengan berbagai tuntutan akuntabilitas, persyaratan, mekanisme kerja serta
                  berbagai standar yang perlu dipenuhi, termasuk kemungkinan adanya persyaratan spesifik dari
                  Lembaga Donor
                  Pengembangan Concept Note/Proposal bersama dengan Mitra dimana WVI menjadi Lead
                         Tim DPI akan mendukung Tim Emergency Response dengan membentuk dan memimpin Tim
                          Penyusun Proposal bersama dengan Mitra
                         Format Proposal disusun berdasarkan informasi persyaratan proposal dari masing-masing
                          lembaga donor 
                         Desain Proyek disusun dengan mengacu terhadap Response Plan dan hasil Joint Need
                          Assessment yang telah disusun oleh Tim Emergency Response, termasuk hasil koordinasi dan
                          kesepakatan dengan klaster kemanusiaan yang ada