Jurnal ilmiah “INTEGRITAS” Vol.1 No. 2  Mei  2015 
                            PERANAN SISTEM INFORMASI DALAM ORGANISASI 
                    
                                                                   Oleh : 
                                                   Jenni Veronika Br. Ginting, SE, M.Si 
                                             Dosen STMIK-Kristen Neumann Indonesia, Medan 
                                                                       
                                                                  Abstrak 
                           Penulisan  makalah  ini  bertujuan  untuk  mengetahui  peranan  sistem  informasi  dalam 
                   organisasi.    Metode  penulisan  menggunakan  metode  library  research.    Dari  pembahasan  dapat 
                   disimpulkan bahwa sistem informasi dari suatu organisasi tidak akan pernah dapat diotomatisasikan 
                   sepenuhnya atau menyeluruh. Namun demikian suatu sistem informasi manajemen sangat mungkin 
                   dan  praktis  apabila  didasarkan  pada  rencana  keseluruhan  yang  bagus  serta  dikembangkan  oleh 
                   personil sistem yang terlatih, untuk itu diperlukan partisipasi manajemen dan sumber keuangan yang 
                   memadai. Sistem informasi yang melayani tugas utama organisasi harus bersifat silang fungsional dan 
                   harus terus-menerus diperbaiki demi menjaga kesinambungan efektivitasnya. Tugas utama organisasi 
                   seringkali dilayani oleh sistem penopang keputusan/decision support system (DSS) yang didalamnya 
                   berisi model, database dan manajer yang berinteraksi langsung. 
                    
                   Kata kunci :  sistem informasi dan organisasi  
                    
                   1. Pendahuluan                                         struktur  organisasi  keseluruhan  yang  kurang 
                   1.1. Latar Belakang                                    wajar,  rencana  organisasi  keseluruhan  yang 
                           Sistem    informasi    secara   definisi       belum  memadai,  personil  sistem  yang  tidak 
                   merupakan suatu kumpulan dari komponen-                memadai,     dan   yang    terpenting   adalah 
                   komponen dalam perusahaan atau organisasi              kurangnya  partisipasi     manajemen  dalam 
                   yang berhubungan dengan proses penciptaan              bentuk  keikutsertaan  para  manajer  dalam 
                   dan     pengaliran    informasi.   Komponen-           merancang  sistem,  mengendalikan  upaya 
                   komponen  dalam  sebuah  sistem  informasi             pengembangan sistem dan memotivasi seluruh 
                   antara  lain  :  teknologi  informasi,  proses  dan    personil yang terlibat.  
                   prosedur,  struktur  organisasi,  sumber  daya                 Sebelum  membahas  konsep  sistem 
                   manusia,     produk,    pelanggan,    supplier,        Informasi Manajemen lebih lanjut, berikut ini 
                   rekanan dan lain-lain.                                 akan diberikan definisi ringkas dan formal dari 
                           Untuk     bisa   membuat      formulasi        sistem     Informasi     Manajemen       yaitu: 
                   strategi implementasi sistem informasi terbaik         “serangkaian    sub-sistem    informasi   yang 
                   pada  usaha  kecil  dan  menengah,  kita  perlu        menyeluruh  dan  terkoordinasi  yang  secara 
                   memahami berbagai hal yang menjadi bagian              rasional  mampu  menstransformasikan  data 
                   dari sebuah sistem informasi itu sendiri.              sehingga  menjadi  informasi  dengan  berbagai 
                           Dari  penjelasan  di  atas  jelas  terlihat    cara  guna  meningkatkan  produktivitas  yang 
                   bahwa teknologi informasi hanya merupakan              sesuai dengan gaya dan sifat manajer”.  
                   bagian    dari   sebuah     sistem   informasi.                Dari  definisi  tersebut  ada  beberapa 
                   Komponen lainnya lebih banyak berhubungan              point yang perlu diuraikan lebih lanjut:  
                   dengan karakteristik dari sebuah organisasi.           a. Sistem Informasi Manajemen memiliki sub-
                           Banyak     organisasi    yang     ingin           sitem    informasi.    Sistem     Informasi 
                   membangun sistem Informasi Manajemennya                   Manajemen adalah serangkaian sub-sistem, 
                   sendiri,  dan  telah  menyediakan  dana  yang             dimana  sub-sistem  tersebut  mendukung 
                   cukup,  tetapi  ternyata  usaha  tersebut  sering         tercapainya   sasaran    Sistem   Informasi 
                   kali  gagal.  Penyebabnya  antara  lain  ialah:           Manajemen  dan  organisasi  sebagian  dari 
                    
                                                                                                               Jurnal ilmiah “INTEGRITAS” Vol.1 No. 2  Mei  2015 
                         sub-sistem  berperan  hanya  dalam  satu                       organisasi intern dan ekstern, serta mampu 
                         kegiatan atau lapisan manajemen, sementara                     meningkatkan  kemampuan  manajer  untuk 
                         yang lainya berperan ganda.                                    mengatasi  masalah-masalah  yang  tidak 
                      b.  Sistem     Informasi     Manajemen        adalah              terduga.  
                         menyeluruh.                                                 g. Sistem Informasi Manajemen sesuai dengan 
                         Sebuah      Sistem     Informasi      Manajemen                gaya manajer Sistem Informasi Manajemen 
                         mencakup sistem informasi formal maupun                        dikembangkan lewat pengenalan atas sifat 
                         informal     baik    yang  manual  maupun                      dan gaya manajerial dari personil yang akan 
                         berkomputer.  Komponen  yang  terpenting                       menggunakannya.  Para  perancang  sistem 
                         dalam Sistem Informasi Manajemen adalah                        apabila     akan     mengembangkan  Sistem 
                         manajer  yang  pikirannya  akan  memproses                     Informasi         Manajemen            hendaknya 
                         dan      menyebarkan         informasi      secara             mempertimbangkan            faktor     manusiawi 
                         berinteraksi dengan elemen-elemen lain dari                    dengan  cermat.  Apabila  tidak  demikian, 
                         Sistem Informasi Manajemen.                                    maka sistem yang dihasilkan tidak efektif.  
                      c.  Sistem     Informasi     Manajemen        adalah                     Secara  teoritis,  komputer  bukanlah 
                         terkoordinasi.                                              persyarat mutlak bagi sebuah Sistem Informasi 
                         Sistem       Informasi        Manajemen          di         Manajemen,  namun  dalam  praktek  agaknya 
                         koordinasikan       secara     terpusat     untuk           menjadi  suatu  kepercayaan  bahwa  Sistem 
                         menjamamin  bahwa  data  yang  di  proses                   Informasi  Manajemen  yang  baik  tidak  akan 
                         dapat  di  operasikan  secara  terencana  dan               berjalan  lancar  tanpa  bantuan  kemampuan 
                         terkoordinasi.  Semuanya  untuk  menjamin                   sebuah komputer.  
                         bahwa informasi melewati dan menuju sub-                     
                         sistem  yang  diperlukan,  serta  menjamin                  1.2. Tujuan  Penulisan 
                         bahwa  sistem  informasi  bekerja  secara                             Penulisan makalah ini bertujuan untuk 
                         efisien.                                                    mengetahui  peranan  sistem  informasi  dalam 
                      d.  Sistem  Informasi  Manajemen  terintegrasi                 organisasi. 
                         secara rasional.                                             
                         Sub-sistem       dalam      Sistem      Informasi           2. Uraian Teoritis 
                         Manajemen  adalah  terintegrasi  (terpadu)                  2.1. Hakekat Sistem Informasi 
                         sehingga  kegiatan  dari  masing-masing                               Perusahaan merupakan bentuk utama 
                         saling berkaitaan satu dengan yang lainnya,                 dari aplikasi sistem informasi, karena di dalam 
                         integrasi  ini  dilakukan  terutama  dengan                 organisasi       usaha      terdapat      komponen 
                         melewatkan        data    diantara     sub-sistem           fungsional       yang      melakukan         kegiatan 
                         tersebut.                                                   pengolahan  sumber  daya.  Ada  tiga  kegiatan 
                      e.  Sistem          Informasi            Manajemen             utama  dalam  setiap  sistem  informasi,  yakni: 
                         mentransformasikan            data       kedalam            menerima          data       sebagai       masukan, 
                         informasi. Apabila data diolah dan berguna                  memprosesnya           menurut        kaidah-kaidah 
                         bagi manajer untuk tujuan tertentu, maka ia                 tertentu  dan  memperoleh  informasi  sebagai 
                         akan menjadi informasi.                                     keluarannya. Kualitas informasi yang disajikan 
                      f.  Sistem Informasi Manajemen meningkatkan                    kepada manajemen dipengaruhi oleh tiga hal 
                         produktivitas.                                              pokok,  yakni:  Relevansi  (relevancy),  yakni 
                         Sistem     Informasi      Manajemen        dengan           informasi  akan  menjadi  relevan  jika  dapat 
                         berbagai      cara    mampu  meningkatkan                   memberikan        manfaat      bagi     pemakainya, 
                         produktivitas,       antara      lain:     dengan           Akurasi  (accurate),  yakni  informasi  tersebut 
                         kemampuan  melaksanakan  tugas  rutin                       tidak bias atau menyesatkan dan Tepat waktu 
                         seperti  penyajian dokumen dengan efisien,                  (timeliness),  yakni  informasi  yang  dihasilkan 
                         mampu         memberikan         layanan      bagi          dari suatu Peranan informasi dalam kaitannya 
                       
                                                                                                               Jurnal ilmiah “INTEGRITAS” Vol.1 No. 2  Mei  2015 
                      dengan tujuan manajemen adalah bahwa nilai                   perannya      agar     tercipta    model      sistem 
                      dari   informasi     dapat    diperoleh     dengan           pengelolaan      manajemen.  Ruang  lingkup 
                      pemanfaatan  sumber-sumber  yang  tersedia                   manajemen informasi mencakup infrastruktur 
                      untuk  mendorong  berbagai  kebijakan  yang                  aktiva  dan  pengelolaan  kewajiban,  teknologi 
                      sifatnya   operasional,     taktis   dn  strategis.          informasi,  sumber-sumber  perencanaan  dan 
                      Konsep ini mendasari setiap pengejewantahan                  pembangun sistem dan keahlian untuk tetap 
                      sistem informasi yang akan dikelola.                         bertahan dan memenangkan peluang. 
                                                                                    
                      2.2.  Makna  Strategi  Bagi  Pengembangan                    2.4.  Sistem  Informasi  yang  Membutuhkan 
                           Sistem                                                        Penanganan Strategi Bisnis 
                               Konsep strategi  dapat  dilihat  sebagai                     Untuk      mencapai      suatu    keadaan 
                      sebuah      bangunan        multidimensi       yang          dimana pola keputusan sangat mempengaruhi 
                      mencakup semua aktivitas kritis yang berupa                  secara     kritis   dampak       informasi     yang 
                      kesatuan,  tujuan  dan  sebagainya.  Penting                 diterapkan  diperlukan  dukungan  pemakai 
                      disimak,  sebelum  mengupas  teralu  jauh                    pada aspek perhitungan secara matematis dan 
                      peranan      pengendalian,        ada     beberapa           ekonomis.  Disinilah  strategi  bisnis  dengan 
                      pandangan       yang    mengemuka  mengenai                  komponen  sistem          informasi     yang     ada 
                      konsep  strategi,  diantaranya:  strategi  pola              memberikan  kontribusi          untuk     kebijakan 
                      keputusan      yang    integral,    koheren     dan          manajemen secara terprogram dengan model 
                      menyatukan,  sebagai  alat  yang  membangun                  data  terpercaya  sehingga  keputusan  yang 
                      tujuan  organisasi  dalam  jangka  panjang,                  dibuat  bersifat  semi  atau  terstruktur  penuh. 
                      tindakan-tindakan  program  dan  prioritas                   Tanpa      adanya      pola     keputusan      yang 
                      alokasi  sumber  daya,  sebagai  definisi  dari              terstruktur,  maka  para  pengambil  keputusan 
                      daerah asal kompetitif perusahaan dan sebagai                dalam  hal  ini  menangani  data  baik  berupa 
                      sebuah  tanggapan  kesempatan  eksternal  dan                dokumen  transaksi  atau  formulir  bisnis 
                      ancaman,  kekuatan  dan  kelemahan  internal                 lainnya  tidak  dapat  menjalin  suatu  model 
                      untuk mencapai keuntungan kompetitif.                        keputusan  yang  dapat  memberikan  tindakan 
                               Pada     dasarnya      kebijakan     bisnis         memungkinkan.  Oleh  karena  itu,  sistem 
                      ditujukan  untuk  mencapai  suatu  keadaan                   pendukung        keputusan      (decision    support 
                      distribusi sumber daya bisnis dan pendapatan                 systems) merupakan pilihan utama yang harus 
                      yang  efisien,  wajar  dan  efektif.  Untuk                  dilakukan dalam perspektif aplikasi teknologi 
                      melakukan  analisis  terhadap  apa  yang  telah              informasi  untuk  menganalisis  suatu  masalah 
                      dicapai, perusahaan menerapkan evaluasi dari                 (di  luar  sistem  informasi  akuntansi),  karena 
                      berbagai  aspek  kebijakan  yang  berpengaruh                tingkatan  informasi  dapat  dipahami  dengan 
                      terhadap  prosedur  kegiatan.  Distribusi  kerja             integrasi model data yang tidak hanya angka-
                      merupakan        tahapan      manajemen        yang          angka tetapi menampilkan efek visual dalam 
                      sistematis  dalam  rangka  membangun  suatu                  hal  akses  informasi  yang  sesungguhnya. 
                      sarana dan prasarana sistem informasi.                       Disinilah    strategi    bisnis   tersebut    dapat 
                                                                                   dijalankan.  
                      2.3.  Ruang Lingkup Manajemen Informasi                               Tentunya dalam setiap aplikasi proses 
                               Sistem       informasi        manajemen             bisnis  terdapat  instrumen-instrumen  yang 
                      menerapkan sumber daya yang tersedia untuk                   mempengaruhi  cara  dimana  pengelolaan 
                      saling  berinteraksi  memberikan  kontribusi                 keputusan  sangat  kuat  dipengaruhi  oleh 
                      terhadap     pola    kegiatan    pada     prosedur           ketersedianya      entitas    bisnis    dari    segi 
                      tertentu.      Struktur      sistem       informasi          pencatatan dan akses fisik yang harus dijaga 
                      menggambarkan         hubungan        yang     logis         untuk mempermudah terbentuknya informasi 
                      diantara  komponen  yang  ada  sesuai  dengan                akuntansi  sebagai  pendukung.  Untuk  itu, 
                       
                                                                                                                Jurnal ilmiah “INTEGRITAS” Vol.1 No. 2  Mei  2015 
                       pembahasan  dalam  makalah  ini  memiliki                        juga  berhasil  mempertahankan  kelangsungan 
                       karakteristik  untuk  melakukan  pengendalian                    hidupnya.  Pada  dasarnya  setiap  organisasi 
                       interen  sebagai  basis  pendukung  keputusan                    memiliki 3 (tiga) hingga 7 (tujuh) tugas utama 
                       yang     efektif     melalui     arsitektur     sistem           yang  disebut  sebagai  "faktor-faktor  krisis 
                       pendukung  keputusan  melalui  gaya  dialog                      keberhasilan" (critical success faktors). Hal ini 
                       yang dapat diakses oleh decision maker.                          biasanya  ditentukan  oleh  sifat  lingkungan 
                                                                                        organisasi dan sifat industri dimana organisasi 
                                                                                        merupakan  bagian  dari  industri  tersebut. 
                       3. Pembahasan                                                    Contoh tugas utama dari organisasi adalah:  
                       3.1. Unsur-unsur Sistem Informasi.                               1.  Untuk  pengendalian  biaya,  dimana  jika 
                                 Semua  sistem  Informasi  memiliki  3                     biaya naik maka harga akan naik sehingga 
                       (tiga) unsur atau kegiatan utama, yaitu :                           permintaan menurun.  
                       1.  Menerima data sebagai masukan ( input)                       2.  Dalam  kasus  untuk  perusahaan  yang 
                       2. Memproses         data     dengan      melakukan                 membuat  busana,  rancangan  busana  dan 
                          perhitungan,  penggabungan  unsur  data,                         pengendalian         persediaan       menentukan 
                          pemutakhiran perkiraan dan lain-lain.                            keberhasilan suatu produk. Bila persediaan 
                       3.  Memperoleh  informasi  sebagai  keluaran                        berlebihan  dan  kemudian  mode  telah 
                          (output).                                                        berubah, akibatnya tidak bisa dijual dengan 
                                 Secara  sederhana  dapat  dikatakan                       harga yang layak.  
                       bahwa       sebuah      sistem      informasi      dan           3.  Dalam  kasus  untuk  perusahaan  industri 
                       memproses data, dan kemudian mengubahnya                            mobil,  dimana  selain  pengendalian  biaya 
                       menjadi informasi.                                                  pruduksi  maka  tugas  utamanya  adalah: 
                                                                                           menjaga  hubungan  baik  dengan  para 
                       3.2. Sistem Informasi Pemrosesan Transaksi                          penyalur,  menjaga  mutu  dan  kehandalan 
                                                                                           serta hemat bahan bakar dari produk yang 
                                                                                           dihasilkan. 
                                                                                        4.  Sebagian  besar  tugas  utama  bersifat  silang 
                                                                                           fungsional misalnya dalam penetapan harga 
                                 Gambar  di  atas  menunjukan  sistem                      produk.  Harga  produk  dapat  ditetapkan 
                       pengolahan  data  yang  tugas  utamanya                             dengan berbagai cara:  
                       memproses transaksi, khususnya pada tingkat                         -   mempertimbangkan biaya pruduksi  
                       operasional.  Gambar  tersebut  menunjukan                          -   mempertimbangkan biaya administrasi  
                       berbagai  input  transaksi  yang  berasal  dari  2                  -   mempertimbangkan harga dan kebijakan 
                       (dua)  sumber,  yaitu:  dari  luar  dan  dalam                         harga saingan.  
                       organisasi. Dari luar organisasi artinya berasal                    Informasi  tersebut  berasal  dari  berbagi 
                       dari: pelanggan dan supplier. Setiap peristiwa                      fungsi  yang  berbeda,  bukan  hanya  berasal 
                       internal  yang  dicatat  oleh  sistem  informasi                    dari fungsi pemasaran, bahkan juga berasal 
                       dianggap sebagai transaksi internal, misalnya:                      dari luar organisasi.  
                       pemakaian        bahan       untuk       pemrosesan,             5.  Dalam  kasus  untuk  perusahaan  padat 
                       penyusutaan  peralatan,  perubahan  alamat                          informasi;  maka  tugas  utamanya  adalah 
                       pegawai dan lain-lain.                                              menetapkan dan menjaga sistem informasi 
                                                                                           agar  tetap  berjalan  baik.  Contoh  dari 
                       3.3. Tugas utama Sistem Informasi Organisasi                        perusahaan         padat      informasi       ialah: 
                                 Setiap  organisasi  memiliki  beberapa                    perusahaan           penerbangan,           dimana 
                       tugas  yang  harus  dikelola  sedemikian  rupa                      ketersediaan      informasi      sangat     penting 
                       sehingga  organisasi  yang  berhasil  mencapai                      artinya  bagi  pengelolaan  tugas  lainnya. 
                       seluruh sasaran yang telah ditetapkan, bahkan                       Misalnya kasus diperusahaan penerbangan