Filetype PDF | Diposting 14 Aug 2022 | 3 thn lalu
Authentication
digital resources
Simposium Nasional Ilmu Pengetahuan dan Teknologi (SIMNASIPTEK) 2015
ISBN: 978-602-61268-1-8
Manajemen Pengadaan Barang Alat Tulis Kantor Pada Biro Pengembangan
Prasarana dan Sarana Universitas Katolik Indonesia Atma Jaya Jakarta
1 2 3 4
Inadya Anggraini , Dirgahayu Erri , Sederhana Sembiring , Eka Putri Handayani
1
Manajemen Administrasi (ASM BSI)
ASM BSI Jakarta
JL Jatiwaringin Raya, Jakarta Timur
2
Manajemen Informatika (MI - AMIK)
AMIK BSI Jakarta
Jl. Fatmawati Raya, Jakarta Selatan
3
ASM BSI Jakarta
Jl. Jatiwaringin Raya, Jakarta Timur
sederhana.shb@bsi.ac.id
4
ASM BSI Jakarta
Jl. Jatiwaringin Raya No. 18, Jakarta Timur
eka.eph@bsi.ac.id
Abstrak–Manajemen pengadaan merupakan bagian dari Supply Chain Management yang secara sistematik dan strategis
memproses pengadaan barang dan jasa. Manajemen pengadaan dimulai dari sumber dimana barang diperoleh hingga
sampai ke tempat tujuan berdasarkan tepat mutu, jumlah, harga, waktu, sumber, dan tempat untuk memenuhi kebutuhan
pelanggan. Barang yang dimaksud dalam manajemen pengadaan disini hanya dikhususkan pada alat tulis kantor. Dalam
memperoleh data penulis menggunakan beberapa metode diantaranya: metode observasi, metode wawancara, dan studi
dokumentasi. Pengadaan alat tulis kantor dilakukan apabila persediaan di gudang telah mencapai stok minimum atau
karena adanya permintaan dari pengguna. Tempat pengadaan barang dilakukan pada Biro Pengembangan Prasarana dan
Sarana Universitas Katolik Indonesia Atma Jaya Jakarta. Manajemen pengadaan pada Universitas Katolik Indonesia
Atma Jaya meliputi perencanaan, penempatan sumber daya manusia, dan penilaian/evaluasi terhadap karyawan dan
penyedia barang. Pengadaan barang dilakukan pada periode Januari-Desember 2014. Kendala yang timbul dalam
pengadaan barang adalah kurangnya sumber daya manusia dan waktu pengiriman barang dari penyedia yang tidak
sesuai dengan pesanan. Upaya mengatasi kendala dalam pengadaan barang adalah melakukan penambahan karyawan,
sehingga pekerjaan dapat diselesaikan dengan baik dan tepat waktu dan mempunyai beberapa penyedia lain agar resiko
keterlambatan pengadaan alat tulis kantor dapat diatasi.
Kata Kunci: Manajemen Pengadaan Barang
I. PENDAHULUAN Manajemen pengadaan dimulai dari sumber dimana
barang diperoleh hingga sampai ke tempat tujuan
Manajemen merupakan suatu pendekatan yang berdasarkan tepat mutu, jumlah, harga, waktu, sumber,
dinamis dan proaktif dalam menjalankan suatu kegiatan dan tempat untuk memenuhi kebutuhan pelanggan.
di organisasi. Dapat juga dikatakan suatu proses yang Manajemen pengadaan memiliki paradigma yang
meliputi perencanaan (planning), penyusunan bersifat strategis melalui pendekatan optimalisasi
organisasian (organizing), penetapan orang-orang pemanfaatan sumber daya. Selain itu juga dapat
(staffing), pengarahan (directing), pelaporan (reporting), meningkatkan daya saing dan persaingan bisnis yang
dan penilaian (evaluating). Sedangkan pengadaan adalah sehat, sehingga dapat bermanfaat bagi masyarakat.
upaya mendapatkan barang dan jasa yang dibutuhkan Biro Pengembangan Prasarana dan Sarana
serta dilakukan berdasarkan pemikiran yang logis, merupakan Biro yang menangani permintaan pengadaan
sistematis, mengikuti norma dan etika yang berlaku. barang (alat tulis kantor) di Universitas Katolik
Oleh karena itu, manajemen pengadaan merupakan Indonesia Atma Jaya. Prosedur pengadaannya dimulai
masalah penting yang dihadapi oleh perusahaan atau dari proses permintaan sampai dengan diterimanya
suatu organisasi untuk mendukung kelancaran barang ke pengguna. Langkah pertama yang harus
pengadaan barang dan jasa yang pada akhirnya akan dilakukan untuk permintaan pengadaan barang adalah
berpengaruh pada kelancaran pemenuhan permintaan. mengisi form FR-UAJ-21-01/RO yang ditujukan kepada
Manajemen pengadaan merupakan bagian dari Kepala Biro Pengembangan Prasarana dan Sarana.
Supply Chain Management yang secara sistematik dan Apabila permintaan disetujui oleh Kepala Biro
strategis memproses pengadaan barang dan jasa. Pengembangan Prasarana dan Sarana, maka prosesnya
Prosiding SIMNASIPTEK: Hal. B-27
Simposium Nasional Ilmu Pengetahuan dan Teknologi (SIMNASIPTEK) 2015
ISBN: 978-602-61268-1-8
akan berlanjut ke langkah berikutnya, namun bila tidak di rumuskan dalam perencanaan didesain dalam
surat permintaan akan dikembalikan ke pengguna yang sebuah struktur organisasi yang tepat dan tanguh,
mengajukan. Terkadang masih terdapat banyak sistem dan lingkungan organisasi yang kondusif, dan
permasalahan yang muncul dari aktivitas manajemen bisa memastikan bahwa semua pihak dalam
pengadaan barang tersebut. Dari pemaparan tersebut, organisasi bisa berkerja secara efektif dan efisien
penulis tertarik untuk melakukan penelitian tentang guna mencapai tujuan organisasi.
Manajemen Pengadaan Barang (Alat Tulis Kantor) pada 3. Pengimplementasian atau directing, yaitu proses
Biro Pengembangan Prasarana dan Sarana Universitas implementasi program agar bisa dijalankan oleh
Katolik Indonesia Atma Jaya Jakarta seluruh pihak dalam organisasi serta proses
memotivasi agar semua pihak tersebut dapat
menjalankan tanggung jawabnya dengan penuh
II. LANDASAN TEORI kesadaran dan produktifitas yang tinggi.
4. Pengendalian dan pengawasan atau controlling, yaitu
Untuk mengetahui seberapa banyak pembelian proses yang dilakukan untuk memastikan seluruh
berdasarkan jenis alat tulis kantor, maka peneliti rangkaian kegiatan yang direncanakan,
memaparkan data pengadaan alat tulis kantor periode diorganisasikan, dan diimplementasikan bisa berjalan
Januari sampai dengan Desember 2014. sesuai dengan target yang diharapkan sekalipun
berbagai perubahan terjadi dalam lingkungan dunia
Menurut Feriyanto dan Triana (2015) Manajemen bisnis yang dihadapi.
adalah suatu proses penyelenggaran berbagai kegiatan
dalam rangka penerapan tujuan dan sebagai kemampuan Menurut Sule dan Saefullah (2005) fungsi-fungsi
atau keterampilan orang yang menduduki jabatan manajemen adalah sebagai berikut:
manajerial untuk memperoleh sesuatu hasil dalam 1. Manajemen Sumber Daya Manusia.
rangka mencapai tujuan melalui kegiatan-kegiatan orang Manajemen sumber daya manusia adalah penerapan
lain. manajemen berdasarkan fungsinya untuk
Menurut Follrt dalam Sule dan Saefullah (2005) memperoleh sumber daya manusia yang terbaik bagi
Manajemen adalah seni dalam menyelesaikan sesuatu bisnis yang kita jalankan dan bagaimana sumber daya
melalui orang lain. Selain itu menurut McHugh dalam manusia yang terbaik tersebut dapat dipelihara dan
Sule dan Saefullah (2005) Manajemen adalah sebuah tetap bekerja bersama kita dengan kualitas pekerjaan
proses yang dilakukan untuk mewujudkan tujuan yang senantiasa konstan ataupun bertambah.
organisasi melalui rangkaian kegiatan berupa 2. Manajemen Produksi.
perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan Manajemen produksi adalah penerapan manajemen
pengendalian orang-orang serta sumber daya organisasi berdasarkan fungsinya untuk menghasilkan pruduk
lainnya. yang sesuai dengan standar yang ditetapkan
berdasarkan keinginan konsumen, dengan teknik
Menurut Schermerhorn dalam Feriyanto dan Triana produksi yang seefisien mungkin.
(2015) proses manajemen yang harus dijalankan oleh 3. Manajemen Pemasaran.
seorang manajer yaitu: Manajemen pemasaran adalah kegiatan manajemen
1. Planning (perencanaan) meliputi pemilihan misi dan berdasarkan fungsinya yang pada intinya berusaha
tujuan organisasi serta cara terbaik untuk untuk mengidentifikasi apa sesungguhnya yang di
mencapainya. butuhkan oleh konsumen, dan bagaimana cara
2. Organizing (organisasi) adalah proses membagi pemenuhannya dapat diwujudkan.
pekerjaan, mengalokasikan sumber daya, dan 4. Manajemen Keuangan.
pengaturan serta koordinasi aktivitas anggota Manajemen keuangan adalah kegiatan manajemen
organisasi untuk melaksanakan rencana. berdasarkan fungsinya yang pada intinya berusaha
3. Leading (kepemimpinan) adalah mempengaruhi untuk memastikan bahwa kegiatan bisnis yang
anggota organisasi agar mereka memberikan dilakukan mampu mencapai tujuannya secara
kontribusi terhadap tujuan kelompok dan organisasi. ekonomis, yaitu diukur berdasarkan profit.
4. Controlling (pengendalian) adalah pengukuran dan 5. Manajemen Informasi.
pengoreksian untuk kerja individu dan organisasi. Manajemen informasi adalah kegiatan manajemen
berdasarkan fungsinya yang pada intinya berusaha
Menurut McHugh dalam Sule dan Saefullah (2005) memastikan bahwa bisnis yang dijalankan tetap
fungsi manajemen yaitu: mampu untuk bertahan dalam jangka panjang.
1. Perencanaan atau planning, yaitu proses yang
menyangkut upaya yang dilakukan untuk Menurut Emerson dalam Sule dan Saefullah (2005)
mengantisipasi kecenderuangan di masa yang akan ada dua belas prinsip manajemen yaitu:
datang dan penentuan strategi dan taktik yang tepat 1. Tujuan-tujuan dirumuskan dengan jelas.
untuk mewujudkan target dan tujuan organisasi. 2. Kegiatan yang dilakukan harus masuk akal dan
2. Pengorganisasian atau organizing, yaitu proses yang realistis.
menyangkut bagaimana strategi dan taktik yang telah 3. Adanya staf yang memiliki kualifikasi yang tepat.
Prosiding SIMNASIPTEK: Hal. B-28
Simposium Nasional Ilmu Pengetahuan dan Teknologi (SIMNASIPTEK) 2015
ISBN: 978-602-61268-1-8
4. Adanya kedisplinan. memenuhi syarat/kriteria tertentu berdasarkan
5. Diberlakukannya pemberian kompensasi yang adil. ketentuan dan prosedur yang jelas serta transparan.
6. Perlu adanya laporan dari setiap kegiatan secara 4. Transparan
tepat, akurat, dan terpercaya, sehingga diperlukan Semua ketentuandan informasi, baik teknis maupun
sistem informasi atau akuntansi. administratif termasuk tata cara evaluasi, hasil
7. Adanya kejelasan dalam pemberian perintah, evaluasi dan penetapan pemenang harus bersifat
perencanaan, dan pembagian kerja. terbuka bagi penyedia barang dan jasa yang berminat.
8. Adanya penetapan standar dari setiap pekerjaan, baik 5. Adil
dari segi kualitas kerja maupun waktu pengerjaan. Tidak diskriminatif dalam memberikan perlakuan
9. Kondisi pekerjaan perlu distandardisasi. bagi semua penyedia barang dan jasa dan tidak
10. Kegiatan operasional harus juga distandardisasikan. mengarah untuk memberi keuntungan kepada pihak
11. Instruksi-instruksi praktis tertulis harus dibuat secara tertentu, dengan cara dan atau alasan apa pun.
standar. 6. Bertanggung jawab
12. Sebagai kompensasi atas efisiensi, perlu dibuat Mencapai sasaran baik fisik, keuangan mau pun
rencana pemberian insentif. manfaat bagi kelancaran pelaksanaan usaha sesuai
dengan prinsip-prinsip dan kebijakan serta ketentuan
Beberapa definisi manajemen pengadaan peneliti yang berlaku dalam pengelolaan rantai suplai.
sajikan beberapa diantaranya menurut (LEMINDO 7. Berpihak kepada produk dalam negeri
2010) Pengadaan adalah kegiatan untuk memperoleh Mendukung dan menumbuh kembangkan
barang/jasa oleh kementrian/lembaga/satuan kerja kemampuan Nasional untuk lebih mampu bersaing di
perangkat daerah/institusi yang prosesnya dimulai dari tingkat nasional, regional dan internasional.
perencanaan kebutuhan sampai di selesaikannya seluruh 8. Berwawasan lingkungan
kegiatan untuk memperoleh barang/jasa. Burt dalam Mendukung dan mengembangkan kegiatan dengan
Siahaya (2012) mengatakan manajemen pengadaan memperhatikan kemampuan dan dampak lingkungan.
adalah proses sistematis yang memutuskan apa, kapan
dan seberapa banyak pembelian, undang-undang Menurut (LEMINDO 2010) prinsip pengadaan
pembelian dan proses untuk memastikan bahwa apa saja adalah sebagai berikut:
yang diperlukan dapat diterima pada waktu yang tepat 1. Efisien, berarti pengadaan barang harus diusahakan
dalam kuantitas dan kualitas yang ditentukan. Menurut dengan menggunakan dana dan daya yang minimum
buissnes of directory dalam Siahaya (2012) Manajemen untuk mencapai kualitas dan sasaran dalam waktu
pengadaan adalah tindakan pengadaan untuk pengadaan yang ditetapkan atau menggunakan dana yang telah
sesuatu yang dibeli dari satu titik (sumber) ke tujuan. ditetapkan untuk mencapai hasil dan sasaran dengan
Pembelian adalah tindakan membeli (dari/perspektif kualitas yang maksimum.
keuangan administrasi) layanan atau barang yang akan 2. Efektif, berarti pengadaan barang harus sesuai
dibeli dan terdiri dari kegiatan pencarian pemasok, dengan kebutuhan dan sasaran yang telah ditetapkan
negosiasi, penyelesaian harga dan kesepakatan serta memberikan manfaat yang sebesar-besarnya.
pengiriman. Menurut Siahaya (2012:3) Manajemen 3. Transparan, berarti semua ketentuan dan informasi
pengadaan adalah bagian dari manajemen rantai supply mengenai pengadaan barang bersifat jelas dan dapat
bahwa proses lengkap memperoleh barang dan jasa, dari diketahui secara luas oleh penyedia barang yang
persiapan dan pengolahan permintaan melalui berminat serta oleh masyarakat pada umumnya.
penerimaan dan persetujuan faktur untuk pembayaran. 4. Terbuka, berarti pengadaan barang dapat diikuti oleh
semua penyedia barang yang memenuhi
Menurut Siahaya (2012) dalam pelaksanana persyaratan/kriteria tertentu berdasarkan ketentuan
kegiatan pengadaan sejak perencanaan harus dan prosedur yang jelas.
menerapkan prinsip pengadaan: 5. Bersaing, berarti pengadaan barang harus dilakukan
1. Efektif melalui persaingan yang sehat diantara sebanyak
Sesuai dengan kebutuhan yang telah di tetapkan dan mungkin penyedia barang yang setara dan memenuhi
dapat memberikan manfaat yang sebesar-besarnya persyaratan, sehingga dapat di peroleh barang yang
sesuai dengan sasaran yang di tetapkan perusahaan. ditawarkan secara kompetitif dan tidak ada interfensi
2. Efisien yang meggangu terciptanya mekanisme pasar dalam
Diusahakan dengan menggunakan dana, daya dan pengadaan barang.
fasilitas yang sekecil-kecilnya untuk mencapai 6. Adil/tidak diskriminatif, berart memberikan
sasaran yang di tetapkan dalam waktu sesingkat- perlakuan yang sama bagi semua calon penyedia
singkatnya dan dapat di pertanggung jawabkan dalam barang dan tidak mengarah untuk memberi
rangka memberikan kontribusi yang sebesar-besarnya keuntungan kepada pihak tertentu, dengan tetap
bagi keuntungan negara. memperhatikan kepentingan nasional.
3. Kompetitif 7. Akuntabel, berarti harus sesuai dengan aturan dan
Dilakukan melalui seleksi dan persaingan yang sehat ketentuan yang terkait dengan pengadaan barang
diantara penyedia barang/jasa yang setara dan sehingga dapat dipertanggungjawabkan.
Prosiding SIMNASIPTEK: Hal. B-29
Simposium Nasional Ilmu Pengetahuan dan Teknologi (SIMNASIPTEK) 2015
ISBN: 978-602-61268-1-8
Menurut (LKPP 2010) terdapat sejumlah prinsip 1. Fungsi
pengadaan yang harus dijadikan dasar dalam Manajemen pengadaan mempunyai berbagai macam
melaksanakan proses pengadaan barang/jasa, yang terdiri fungsi yang dapat di kelompokan menjadi:
dari: a. Pembelian (purchasing), merupakan kegiatan lebih
1. Efisien di fokuskan kepada pembelian barang (material)
Efisiensi pengadaan diukur terhadap seberapa besar dan peralatan (equipment).
upaya yang dilakukan untuk memperoleh barang/jasa b. Penyewaan (leasing), merupakan kegiatan sewa-
dengan spesifikasi yang sudah ditetapkan. Upaya menyewa baik secara sewa murni atau sewa
yang dimaksud mencakup dana dan daya yang dengan opsi untuk membeli.
dikeluarkan untuk memperoleh barang/jasa. Semakin c. Konstruksi (construction), merupakan kegiatan
kecil upaya yang diperlukan maka dapat dikatakan membangun wujud fisik.
bahwa proses pengadaan semakin efisien. d. Konsultasi (consultacion), merupakan kegiatan jasa
2. Efektif keahlian professional.
Efektifitas pengadaan diukur terhadap seberapa jauh e. Inpeksi (inspection), merupakan kegiatan
barang/jasa yang diperoleh dari proses pengadaan pemeriksaan dan pengujian.
dapat mencapai spesifikasi yang sudah ditetapkan. f. Swakelola (self management), merupakn kegiatan
3. Transparan yang dilaksanakan sendiri (internal).
Bagaimana proses pengadaan barang/jasa dilakukan g. Tukar tambah (trade-in), merupakan kegiatan
dapat diketahui secara luas. Proses yang dimaksud tukar-menukar barang dengan membayar selisih
meliputidasar hukum, ketentuan-ketentuan, tata cara, harga, untuk memperoleh barang yang sesuai
mekanisme, aturan main, spesifikasi barang/jasa, dan dengan kebutuhan operasi, untuk menghindari
semua hal yang terkait dengan bagaimana proses kerugian perusahaan.
pengadaan barang/jasa dilakukan. Dapat diketahui h. Beli kembali (factory buy-back), merupakan
secara luas berarti semua informasi tentang proses kegiatan pembelian kembali oleh pabrik pembuat
tersebut mudah diperoleh dan mudah diakses oleh terhadap barang yang tidak terpakai untuk
masyarakat umum, terutama penyedia barang/jasa mengurangi kerugian perusahaan.
yang berminat. i. Barter (exchange), merupakan kegiatan tukar-
4. Terbuka menukar barang secara langsung (tukar guling).
Berarti pengadaan barang/jasa dapat diikuti oleh 2. Peranan
semua penyedia barang/jasa yang memenuhi Manajemen pengadaan berperan sebagai proses
persyaratan/kriteria yang ditetapkan sesuai ketentuan penentuan secara sistematik terhadap, apa (spesifikasi,
yang berlaku. Setiap penyedia yang memenuhi syarat kualitas), kapan (jadwal, delivery time), bagaimana
dapat dengan mudah mendapatkan informasi tentang (sumber, sistem) dan berapa (kuantitas) untuk
prosedur yang jelas untuk mengikuti lelang/seleksi. mengadakan barang dan jasa dari sumber pengadaan
5. Bersaing sampai ketempat tujuan sesuai kualitas dan kuantitas,
Proses pengadaan barang dapat menciptakan iklim biaya yang optimal dan waktu suplai yang wajar untuk
atau suasana persaingan yang sehat di antara para memenuhi kebutuhan.
penyedia barang/jasa, tidak ada intervensi yang dapat III. METODOLOGI PENELITIAN
mengganggu mekanisme pasar, sehingga dapat
menarik minat sebanyak mungkin penyedia
barang/jasa untuk mengikuti lelang/seleksi yang pada Guna mendapatkan bahan/data keterangan yang
gilirannya dapat diharapkan untuk dapat memperoleh diperlukan sebagai bahan pokok dalam penulisan ini,
barang/jasa dengan kualitas yang maksimal. maka penulis menggunakan beberapa metode
6. Adil/tidak diskriminatif pengumpulan data melalui:
Berarti proses pengadaan dapat memberikan
perlakuan yang sama bagi semua calon penyedia 1. Metode Observasi
barang/jasa dan tidak mengarah untuk memberi Metode yang dilakukan untuk memperoleh data/bukti
keuntungan kepada pihak tertentu, kecuali diatur secara langsung pada Biro Pengembangan Prasarana
dalam peraturan ini. Sebagai contoh bahwa dalam dan Sarana Universitas Katolik Indonesia Atma Jaya
peraturan ini mengatur agar melibatkan sebanyak Jakarta, yang beralamat di Jalan Jendral Sudirman
mungkin Usaha Kecil, Usaha Menengah dan Kav. 51, Jakarta.
Koperasi Kecil. Disamping itu juga mengutamakan 2. Metode Wawancara
produksi dalam negeri. Penulis melakukan tanya jawab kepada pihak Kepala
7. Akuntabel Biro Pengembangan Prasarana dan Sarana di
Berarti harus sesuai dengan aturan dan ketentuan Universitas Katolik Indonesia Atma Jaya berkaitan
yang terkait dengan pengadaan barang/jasa sehingga dengan manajemen pengadaan barang (alat tulis
dapat dipertanggungjawabkan. kantor).
3. Studi Dokumentasi
Menurut Siahaya (2012) fungsi dan peranan Sebagai bahan kelengkapan dan sekaligus sebagai
manajemen pengadaan yaitu: perbandingan, penulis melakukan pendekatan dengan
buku–buku dan literatur sebagai bahan referensi yang
Prosiding SIMNASIPTEK: Hal. B-30
no reviews yet
Please Login to review.
