NOTULENSI ACARA SOSIALISASI LOKAKARYA 2012
               Hari/tanggal          : Jum’at, 10 Februari 2012
               Waktu Rencana         : 07.00-11.00 WIB            Waktu Aktual : 07.30-09.35 WIB
               Tempat        : RK. 4 AGB 301
               Pimpinan              : Arfandi Wangsa (Ketua Lokakarya)
               Notulen               : Ulfah Syarifah
               Presensi              : (Ada di daftar hadir)
               Agenda                : 1. Pembukaan
                                       2. Penyampaian konsep, rangkaian, dan timeline lokakarya
                                       3. Penyampaian administrasi dan keuangan 
                                       4. Diskusi (mengangkat permasalahan seluruh LK KM dan mempertajam
                                           pralokakarya )
                                       5. Penutup
               Hasil :
               1.  Penyampaian Konsep, Rangkaian, dan Timeline lokakarya
               Oleh Ketua Lokakarya (Arfandi Wangsa) 
               Tahapan Lokakarya :
               -Sosialisasi 
               Tema sesuai dengan visi IPB tahun ini “IPB Prima organisasi menuju IPB Prima Prestasi”
               -Pra Lokakarya
                (12-15 Feb) :
               12 Feb Forum Ranah kerja
               13 Feb Forum AdminKeu
               14 Feb Forum Wilayah
               15 Feb Forum Minat Mahasiswa
               -Lokakarya 19 Feb 2012
               Isu akan menggunakan GWW, tetapi tidak jadi karena tidak memungkinkan, sehingga tempat
               yang akan digunakan adalah Auditorium Toyib.
                 # Untuk forum AdminKeu dan ranah kerja harus ada surat mandate dari Ketua LK dan
                   diusahakan ada perwakilan yang hadir dari setiap LK.
                 #Pengirimanan presentasi hasil forum wilayah dan ranah kerja max 17 Feb 2012 pukul 23.59,,ke
                   email dpm km (dpmkmipb@rocketmail.com)
                 2.  Penyampain Administrasi dan Keuangan
                 Penjelasan RKAT ( evaluasi )
                    Format penulisan tidak sesuai format
                    Terkait penggunaan indikator,,( disesuaikan dengan kode indikator, penyusunan dari yang
                     terkecil hingga terbesar,,satu program kerja hanya satu indikator,,
                    Dana minimal Rp 500.000
                     Strategi => Merger kegiatan
                     Menggabungkan beberapa kegiatan yang masih berhubungan manjadi satu kegiatan merger
                     agar dananya mencapai Rp 500.000. Jika masing-masing kegiatan tidak saling berhubungan,
                     bisa dibuat rangkaian kegiatan.
                     Contoh:
                     Rapat BPH, Pleno, Rapat Komisi, Rapat Koordinasi, Kajian dimerger menjadi satu program
                     kerja dengan nama “DPM Enpowerment”.
                     Sidang Umum 1, Sidang Umum II, Sidang Istimewa di merger menjadi satu program kerja
                     dengan nama “Rangkaian Sidang”.
                    Waktu dan Tempat,,,harus jelas mulai dari bulan,pekan, dan tanggal
                    Nama kegiatan yang kurang menarik,
                     Contoh: 
                     1.  Pengelolaan dan Pembenahan Sekret
                     2.  Diskusi Terbatas
                         “Nama diedit lagi agar menarik dan lebih menjual”.
                    Program yang kurang sinergi
                     Masih tumpang tindih antara BEM dan LS,,tidak sesuai dengan ranah kerja.
               Email untuk pengiriman RKAT:
               Untuk LK Non UKM => dpmkmipb@rocketmail.com
               Untuk UKM => ukm_ipb@yahoo.co.id
               Format Penulisan RKAT
               RKAT sama dengan tahun lalu,,dan bagi yang sudah ikut organisasi tahun lalu, format dan
               pembuatan RKAT ini bukan hal yang baru lagi ,,
                  Sasaran Strategis
                   Sesuai dengan kegiatan yang akan dilaksanakan
                  Kode Indikator, pilih yang paling sesuai. Kode indikator cukup satu tidak boleh lebih.
                  Deskripsi Program kegiatan
                   Lebih menonjolkan pada bentuk kegiatan, tujuan, sasaran, dan luaran yang ingin diharapkan
                   dari kegiatan yang akan dilaksanakan. Deskripsi harus jelas agar dapat diketahui maksud dan
                   tujuannya. Harus sesuai dengan ranah kerja LK yang bersangkutan,,
                   Masih banyak program kerja di RKAT yang sudah dikirim yang deskripsi kegiatannya masih
                   terlalu dangkal. Deskripsi tidak masalah jika panjang tetapi jelas maksudnya. 
                  Tujuan, apa tujuan diselenggarakannya kegiatan.
                  Tanggal, dipastikan lagi mulai dari bulan, pekan, hingga tanggal.
                  Rencana Sumber Anggaran
                   Kegiatan yang menggunakan dana kemahasiswaan bulan Oktober pekan ke-4 harus sudah
                   selesai dan LPJ atau LAT dari setiap LK dikumpulkan pada Minggu ke-1 November.
                   # Anggaran minimal 500.000
                   # Pengetikan jangan manual jika ingin mencantumkan Rp, Jika perlu, ketik saja semuanya
                     dengan angka tanpa Rp dan tanpa tanda titik. 
               Pengisian Rekapitulasi 
               #Format dalam excel dan dibuat chartnya. Masukkan saja angka sesuai dengan kegiatan dan
               kode indikator. Jangan membuat format sendiri. Pada bagian rekapitulasi total kegiatan, jangan
               masukkan angka. Karena jika pengisian diatasnya sudah benar, maka secara otomatis akan keluar
                 angka yang menunjukkan jumlah kegiatan, presentase, dan jumlah mahasiswa. Begitupula
                 dengan Chart, akan keluar secara otomatis.
                 # untuk jumlah dana di word dan di rekapitulasi harap disamakan,,karena ada beberapa RKAT
                   yang bermasalah dimana jumlah dana di word dengan total di rekapitulasi tidak sama.
                 # Kebanyakan rekapitulasi tidak ada jumlah total dana dan chart yang diminta. Diharapkan
                   semua yang diminta untuk diisi pada bagian rekapitulasi, diisi sesuai dengan kegiatan yang
                   akan dilaksanakan.
                 Pertanyaan :
                 #Koran Kampus :
                 1.  Bagaimana jika dana yang diberikan dari Ditmawa digunakan untuk pembeliaan barang
                     elektronik seperti SLR, karena itu yang dibutuhkan untuk kegiatan operasional Korpus? terus
                     jika ada kegiatan yang dananya kurang dari Rp 500.000, kemudian ingin di merger, tetapi
                     kegiatannya saling berlainan atau tidak ada hubungan, itu bagaimana? atau juga jika sudah
                     digabung tetapi dananya tetap tidak mencapai Rp 500.000? 
                 Jawaban :
                 Untuk masalah pendanaan, penggunaan dana untuk pembelian tidak diizinkan, misalnya
                 membeli SLR, Camdig, Notebook, dll, dalam artian membeli barang elektronik baru. Akan tetapi
                 boleh   digunakan   untuk   penggantian   barang   yang   elektronik   yang   rusak.   Jadi   laporan
                 pertanggungjawaban bukan pembelian SLR baru, tetapi perbaikan SLR
                 Pertanyaan lanjutan…
                 Jika seperti itu, berarti UKM sepakbola tidak boleh beli bola dunk? Kan tidak diperbolehkan beli
                 barang-barang, pengadaan bola kan bagian dari kegiatan operasial, sama hal pengadaan SLR atau
                 Camdig bagi buat Korpus?