Filetype PDF | Diposting 25 Jul 2022 | 3 thn lalu
Authentication
digital resources
198x Tipe PDF Ukuran file 0.11 MB Source: bulelengkab.go.id
INFORMASIJABATAN
1. NamaJabatan : Petugas Protokol
2. KodeJabatan : -………………………………………………
3. Unit Organisasi
a. Eselon I : ……………………..
b. Eselon II : Asisten Administrasi Umum
c. Eselon III : Kepala Bagian HumasdanProtokol
d. Eselon IV : Kepala Sub Bagian Protokol
4. KedudukandalamStrukturOrganisasi:
5. Ikhtisar Jabatan :
Menyusun acara, menata tempat, mengantar dan menjemput serta mengurus
surat-surat ijin keluar negeri para pejabat, menyiapkan pengumuman, memeriksa
laporan dan memandu kunjungan tamu sesuai ketentuan yang berlaku untuk
kelancaran pelaksanaan tugas.
6. UraianTugas :
a. Menyusun pelaksanaan acara memperingati hari-hari besar nasional dan HUT
Kantor sesuai ketentuan yang berlaku agar acara berjalan lancar;
1) Menganalisadanmemahamisusunankegiatan;
2) Menyiapkansaranadanprasaranakegiatanmelalui leading terkait;
3) Mengawalproseskegiatansehinggakegiatanterlaksanadenganbaik.
b. Menata tempat acara-acara berdasarkan ketentuan keprotokolan untuk
kelancaran pelaksanaan acara;
1) Memahamidanmengetahuilokasiacara;
2) Memahami dan mengetahui tata letak tempat duduk sesuai ketentuan
keprotokolan;
3) Menemukan pemecahan permasalahan yang dihadapi dalam pelaksanaan
kegiatan.
c. Mengantar dan menjemput perjalanan dinas para pejabat berdasarkan perintah
atasan agar tepat sarnpai tujuan;
1) Memahamidanmengetahuiagendakegiatanpimpinan;
2) Mengkoordinasikankegiatan dengan penyelenggara kegiatan;
3) Melayanipimpinan sesuaiarahan dan petunjuk.
d. Mengurus surat-surat ijin keluar negeri para Pejabat Eselon I dan II sesuai
denganprosedur untuk kelancaran perjalanan;
1) Menganalisadanmemahamijeniskegiatan;
2) Menguruspermohonanijin keluar negeri untuk para Pejabat;
3) Membuatlaporanuntukdiserahkankepadaatasan.
Informasi Jabatan…
[1]
e. Menyiapkan pengumuman berdasarkan substansi permasalahan untuk
diumumkan;
1) Menganalisadanmemahamihalyangakandiumumkan;
2) Melaporkankepadaatasanhalyangakandiumumkan;
3) Mengumumkan hal tersebut sesuai petunjuk atasan dan prosedur yang
berlaku.
f. Memeriksa laporan jumlah tarnu dari penerima tamu/resepsionis sesuai
ketentuan yang berlaku sebagai bahan laporan;
1) Mengecekdanmenganalisabukuregister tamu dari resepsionis;
2) Memeriksadanmelaporkankepdaatasanperihal jumlah tamu;
3) Menyusunlaporankegiatanuntukdokumentasi.
g. Memandu kunjungan tamu (rombongan) dari instansi pemerintah / swasta untuk
menghadap/ bertemu dengan pimpinan sesuai jadwal yang ditentukan agar
kunjungan berjalan lancar;
1) Menganalisadanmemehamikegiatankunjungan;
2) Menyiapkan sarana dan prasaran kegiatan kunjung dengan korrdinasi dengan
leading sektor terkait;
3) Mendampingi pimpinan ataupun tamu sehingga kegiatan kunjungan berjalan
denganlancar.
h. Membuat laporan kegiatan sesuai dengan prosedur sebagai akuntabillitas
pelaksanaantugas; dan
1) Menyiapkandokumentasikegiatanyangtelahselesai;
2) Menyusunlaporankegiatan;
3) Melaporkanlaporan kepadaatasanuntuk evaluasi dan tindaklanjut.
i. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan pimpinan baik lisan
maupuntertulis.
1) Mempelajari penugasanyang diberikan pimpinan;
2) Menyiapkanbahan-bahanpelaksanaantugas;
3) Menjalankantugassesuaidenganarahandanaturan yangada;
4) Melaporkanhasilpelaksanaantugas.
7. BahanKerja :
No BahanKerja Digunakandalamtugas
1. Tataupacara Penyusunansusunanacara
2. Labelnama Penataan tata tempat
3. Instruksi Pimpinan Persiapan sarana dan prasarana
4. Surat Tugas Peemohonanijin perjalanan dinas
5. Bahanpengumuman Penyebarluasan informasi
6. Bukuregister tamu Penyusunanlaporan tamu
7. Agendakegiatan Pendampingantamuundangan
8. Hasil kegiatan PenyusunanLaporankegiatan
9. Instruksi Pimpinan PelaksanaanTugasKedinasanLain
8. Perangkat/Alat Kerja :
No AlatKerja Digunakandalamtugas
Informasi Jabatan…
[2]
1. SOPdanPetunjukTeknis Mencatatsurat masuk
2. SOPdanPetunjukTeknis Mencatatinformasi telepon masuk
3. SOPdanPetunjukTeknis Mencatatinformasi faximile
4. SOPdanPetunjukTeknis Mencatatinformasi dan data tamu
5. SOPdanPetunjukTeknis Mencatatinformasi jadwal kegiatan
6. SOPdanPetunjukTeknis Mencatatinformasi jadwal kegiatan
7. SOPdanPetunjukTeknis Mencatatsurat masuk dan keluar
8. SOPdanPetunjukTeknis MenyusunLaporankegiatan
9. Peraturan terkait dan Arahan Pimpinan MelaksanakanTugasKedinasanLain
9. Hasil Kerja :
No HasilKerja Satuan
1. TataUpacara Dokumen
2. TataTempat Kegiatan
3. Perjalanan dinas Kegiatan
4. Surat ijin perjalanan dinas Dokumen
5. Bahaninformasi pengumuman Dokumen
6. Laporanjumlah tamu Dokumen
7. Kunjungantamu Kegiatan
8. Laporankegiatan Dokumen
9. LaporanKegiatan Dokumen
10. TanggungJawab :
a. Tersusunyasusunanacara kegiatan;
b. Tertatanya tata tempat kegiatan;
c. Terakomodirnyatamupimpinan;
d. Terurusnyaijin Perjalan Dinas Pejabat;
e. Terlaksanannyatugas dengan baik;
11. Wewenang :
a. Menyusunsusunanacarakegiatan;
b. Menatatata tempat kegiatan sesuai dengan keprotokolan;
c. Mengakomodirtamupimpinan;
d. Mengurusijin Perjalanan Dinas Pejabat;
e. Melaksanakantugasdenganbaik.
12. Korelasi Jabatan :
No Jabatan Unit Kerja/Instansi DalamHal
1. KepalaBagian Bagian Menerima Instruksi dan
Konsultasi
2. KepalaSubBagian Bagian Koordinasi dan
konsultasi
3. JFU Bagian Koordinasi
4. Pejabat terkait OPD Koordinasi
13. Kondisi Lingkungan Kerja :
Informasi Jabatan…
[3]
No Aspek Keterangan
1. Tempatkerja DidalamdanDiluarruangan
2. Suhu Suhumenyesuaikan
3. Udara Sirkulasi baik
4. Keadaanruangan Luas
5. Letak Rata
6. Penerangan Cukup
7. Suara Tidakberisik
8. Keadaantempatkerja Bekerja dengan berkas kertas
9. Getaran Tidakada
14. Resiko Bahaya :
No BahayaFisik/Mental Penyebab
1. - -
15. Syarat Jabatan :
a. Pangkat/Golru : Juru Muda, I/a
b. Pendidikan : SMA
c. Diklat
a. Penjenjangan : -
b. Teknis : -
d. PengalamanKerja : DibidangAdministrasi / Manajemen.
e. Pengetahuan Kerja :
a. Kehumasan;
b. ManajemenPelayananUmum;
c. Manejemenpengambilankeputusan;
d. Manajemenperencanaan;
e. Peraturan tentang Keprotokolan;
f. Pelayanan Prima;
g. Teknikkomunikasi;
h. Teoripelayanan;
f. Keterampilan Kerja :
a. Menatapersuratan/arsip;
b. Melakukankoordinasi internal/eksternal;
c. Mendeteksidan memantau kodisi lapangan;
d. Mengoperasikankomputer;
e. Menyusunjadwalkegiatan;
f. MenguasaiBahsaInggris (Lisan/Tulisan);
g. Menyusunlaporan secaraberkala.
g. BakatKerja :
a. G: Intelegensi
b. V:Verbal
c. N: Numerik
h. Temperamen :
a. D: Kemampuan menyesuaikan diri menerima tanggung jawab untuk
Informasi Jabatan…
[4]
no reviews yet
Please Login to review.
